当遇到工资多发而员工拒绝退还的情况时，作为用人单位，您有权要求员工退还这部分不当得利，并且可以通过一系列合法且有序的措施来维护自身的权益。以下是一套详细的处理策略，希望能为您提供清晰的指导：
一、初步沟通与协商
内部沟通：
- 首先，由财务部门或人力资源部门以正式书面或邮件的形式与员工取得联系，明确指出工资多发的事实，并附上详细的工资计算明细和转账记录作为证明。
- 向员工解释，根据《中华人民共和国民法典》中关于不当得利的规定，他们有义务退还多发的工资部分。
- 设定一个合理的退还期限，并要求员工确认收到通知，以便后续跟进。
外部沟通（如适用）：
- 如果工资是通过第三方支付平台发放的，并且出错是由于平台的原因，那么及时与第三方沟通，并提供必要的证明材料，要求其协助处理。
二、采取法律手段
发送催款函：
- 如果初步沟通无果，可以考虑委托律师发送催款函，明确指出法律依据以及员工可能面临的法律后果，以增加退还的可能性。
申请调解或劳动仲裁：
- 如果员工仍然拒绝退还，可以向劳动争议仲裁委员会申请调解或仲裁。这是解决劳动纠纷的法定途径，能够确保问题的公正处理。
申请支付令：
- 如果员工对多发工资的事实没有异议，但只是拒绝退还，那么可以根据《中华人民共和国民事诉讼法》的规定，向法院申请支付令。这将加速追款流程，并减少诉讼成本。
提起诉讼：
- 如果调解、仲裁或支付令均无效，或者员工对多发工资的事实有争议，那么可以向人民法院提起民事诉讼，要求员工返还不当得利。在诉讼过程中，需要提供充分的证据来支持自己的主张，如工资发放记录、沟通记录等。
刑事追究（极端情况）：
- 在极端情况下，如果员工的行为构成侵占罪（根据《中华人民共和国刑法》的相关规定），那么单位可以考虑报警并提起刑事诉讼。
三、寻求行政帮助
- 除了法律手段外，还可以向劳动保障行政部门举报或投诉。根据《劳动保障监察条例》的规定，任何组织或个人对违反劳动保障法律、法规或规章的行为都有权举报。这将有助于促使员工退还多发工资，并维护单位的合法权益。
四、内部处理与预防
内部处理：
- 根据公司规章制度，对拒绝退还多发工资的员工进行纪律处分，如警告、罚款，甚至解除劳动合同（视情节严重程度而定）。
预防措施：
- 为了避免类似情况的发生，单位应加强财务管理和内部审计，确保工资发放的准确性和合规性。
- 定期对员工进行法律法规培训，提高员工的法律意识，使他们了解不当得利的法律责任和后果。
五、注意事项
- 在整个处理过程中，务必保留所有相关证据，如工资发放记录、沟通记录、催款函等，以便在需要时提供证明。
- 遵循法律程序，避免采取过激行动或非法手段来追款，以免引发不必要的法律纠纷。
- 保持冷静和理智，以法律手段为主要武器来维护自身的权益。
综上所述，面对工资多发而员工拒绝退还的情况，用人单位应综合运用沟通协商、法律手段、行政帮助及内部处理等多种策略来解决问题。在整个过程中，注重证据的收集和保存以及法律程序的遵循是至关重要的。希望这些建议能对您有所帮助。