当遇到工资多发而员工拒绝退还的情况时，作为用人单位，您确实需要采取一系列有序且合法的措施来维护自身权益。以下是一套详细、有条理的处理策略，希望能为您提供帮助：
一、初步沟通与协商
内部正式沟通：
- 首先，由财务部门或人力资源部门以正式书面或邮件形式通知员工，明确指出工资多发的事实，并附上详细的工资计算明细和转账记录作为证明。
- 向员工解释，根据《中华人民共和国民法典》关于不当得利的规定（第一百二十二条和第九百八十五条），其有义务退还多发的工资部分。
- 设定一个合理的退还期限，并要求员工确认收到通知，以便后续跟进。
外部沟通（如适用）：
- 如果工资是通过第三方支付平台发放的，且出错原因与第三方有关，及时与第三方沟通并提供证明材料，要求其协助处理。
二、采取法律手段
发送催款函：
- 若内部沟通无果，可考虑委托律师发送催款函，明确指出法律依据及员工可能面临的法律后果，以增加退还的可能性。
申请调解或劳动仲裁：
- 如员工仍拒绝退还，可向当地的劳动争议仲裁委员会申请调解或仲裁。这是解决劳动纠纷的法定途径，且仲裁结果具有法律效力。
申请支付令：
- 若员工对多发工资的事实无异议但拒绝退还，可根据《中华人民共和国民事诉讼法》的规定，向有管辖权的基层人民法院申请支付令。支付令是一种加速追款流程的法律手段。
提起民事诉讼：
- 若调解、仲裁或支付令均无效，或员工对多发工资的事实有争议，可向人民法院提起民事诉讼，要求员工返还不当得利。在诉讼过程中，务必提供充分的证据，如工资发放记录、沟通记录等，以确保胜诉。
刑事追究（极端情况）：
- 在极端情况下，如果员工的行为构成侵占罪（根据《中华人民共和国刑法》第二百七十条），单位可考虑报警并提起刑事诉讼。但这一步骤应谨慎使用，并确保有充分的证据支持。
三、寻求行政帮助
- 向当地的劳动保障行政部门举报或投诉，依据《劳动保障监察条例》第九条的规定，请求其介入调查并协助解决问题。劳动保障行政部门有权对违反劳动保障法律、法规或规章的行为进行查处。
四、内部处理与预防
内部纪律处分：
- 根据公司规章制度，对拒绝退还多发工资的员工进行纪律处分，如警告、罚款，甚至解除劳动合同（视情节严重程度而定）。
加强预防措施：
- 为避免类似情况再次发生，单位应加强财务管理和内部审计，确保工资发放的准确性和合规性。
- 定期对员工进行法律法规培训，提高员工的法律意识，使其了解不当得利的法律责任和后果。
五、注意事项
- 保留证据：在整个处理过程中，务必确保所有相关证据（如工资发放记录、沟通记录、催款函等）完整且可追溯。
- 遵循法律程序：避免采取过激行动或非法手段，严格遵循法律规定的程序和要求。
- 冷静理智：在处理过程中保持冷静和理智，以法律手段为主要武器维护自身权益。
综上所述，面对多发工资员工不退还的情况，用人单位应综合运用沟通协商、法律手段、行政帮助及内部处理等多种策略，确保问题得到妥善解决。在整个过程中，务必注重证据的收集和保存，以及法律程序的遵循，以维护自身的合法权益。