当遇到员工不退回多发的工资时，作为用人单位，您有权采取一系列合法且有序的措施来维护自身权益。以下是一个详细且有条理的解决方案，供您参考：
一、初步沟通与协商
直接沟通：
- 首先，由财务部门或人力资源部门以友好、专业的态度与员工进行联系，明确指出工资多发的事实，并提供详细的工资计算明细和转账记录作为证明。
- 从道德和法律层面说明需要退还的理由，礼貌地请求员工退还多发的工资。
书面通知：
- 若口头沟通无果，可发出正式的书面通知，通过电子邮件、挂号信等方式送达员工。
- 通知中应明确阐述多发工资的金额、时段、原因，并设定一个合理期限要求退还，同时告知可能的后续措施。
二、寻求第三方调解
- 专业调解机构：
- 若直接沟通仍无法解决问题，可寻求专业调解机构或人力资源专家的帮助。
- 他们可以以中立身份介入，促进双方达成和解协议，避免矛盾进一步激化。
三、法律途径的逐步升级
发送催款函：
- 在协商无效后，通过律师发送正式的催款函，明确列出多发金额、退还期限及逾期后果。
- 这一步骤为后续法律行动奠定基础，显示用人单位的严肃态度。
申请支付令：
- 若员工承认多发事实但拒绝退还，用人单位可向法院申请支付令。
- 支付令要求员工在规定期限内偿还多发工资，简化了诉讼程序，提高了效率。
劳动仲裁与民事诉讼：
- 如支付令未得到执行，用人单位可向劳动争议仲裁委员会申请仲裁，或直接向人民法院提起民事诉讼。
- 在诉讼过程中，务必提供充分的证据材料，如工资发放记录、银行转账凭证、沟通记录等，以支持自身主张。
考虑刑事责任：
- 在极端情况下，若员工行为构成侵占罪（根据《中华人民共和国刑法》相关规定），用人单位在必要时可报警处理，追究员工的刑事责任。但这一步骤应谨慎使用，作为最后手段。
四、行政援助与监督
- 向劳动保障行政部门求助：
- 用人单位还可向劳动保障行政部门举报或投诉，依据《劳动保障监察条例》相关规定，请求行政部门介入调查并协助解决纠纷。
- 行政部门具有调查权和执法权，能够更有效地推动问题的解决。
五、预防措施与后续管理
- 加强财务管理：
- 为避免类似情况再次发生，用人单位应加强财务管理和内部审计，确保工资发放的准确性和合规性。
- 提高员工法律意识：
- 定期对员工进行法律法规培训，提高员工的法律意识，使其了解不当得利的法律责任和后果。
- 完善公司制度：
- 在劳动合同或公司规章制度中明确约定工资发放、错误纠正及退还等相关条款，为处理类似问题提供制度依据。
综上所述，面对员工不退回多发工资的情况，用人单位应综合运用协商、调解、法律手段及行政援助等多种方式，依法、有序地解决问题。同时，加强预防措施和后续管理，确保自身权益得到充分保护。