当遇到给员工多发了工资且员工拒绝退还的情况时，作为用人单位，我们需要采取一系列合法、有序且有效的措施来解决这一问题。以下是我为您详细梳理的解决方案：
一、初步沟通与协商
直接沟通：
- 首先，由财务部门或人力资源部门以友好、专业的态度与员工进行直接沟通，明确指出工资多发的事实，并提供详细的工资计算明细和转账记录作为证明。
- 向员工解释，根据《中华人民共和国民法典》的相关规定，因他人没有法律根据取得不当利益，受损失的人有权请求其返还不当利益。因此，员工有义务退还多发的工资。
书面通知：
- 如果口头沟通没有效果，可以发出正式的书面通知，通过电子邮件、挂号信等方式送达员工。
- 书面通知中应明确阐述多发工资的金额、时段、原因，并设定一个合理的期限要求员工退还。同时，告知员工如果逾期不退还，单位将采取进一步的法律措施。
二、寻求第三方调解
专业调解机构：
- 如果直接沟通无果，可以寻求专业调解机构或人力资源专家的帮助。这些机构或专家可以以中立的身份介入，促进双方达成和解协议。
劳动争议调解组织：
- 单位还可以向劳动争议调解组织申请调解，如企业劳动争议调解委员会或依法设立的基层人民调解组织。这些组织会提供中立的调解服务，帮助双方解决争议。
三、法律途径的逐步升级
发送催款函：
- 在协商和调解都无效的情况下，可以通过律师发送正式的催款函给员工。催款函中应明确列出多发金额、退还期限及逾期后果，为后续法律行动奠定基础。
申请支付令：
- 如果员工承认多发事实但拒绝退还，单位可以向法院申请支付令。支付令是一种简化的诉讼程序，要求员工在规定期限内偿还多发的工资。如果员工在规定期限内既不提出书面异议又不履行支付令，单位可以申请强制执行。
劳动仲裁与民事诉讼：
- 如果支付令未得到执行，单位可以向劳动争议仲裁委员会申请仲裁，或者直接向人民法院提起民事诉讼。在诉讼过程中，单位需要提供充分的证据材料，如工资发放记录、银行转账凭证、沟通记录等，以支持其主张。
可能的刑事责任：
- 在极端情况下，如果员工的行为构成侵占罪（根据《中华人民共和国刑法》第二百七十条），单位在必要时可以报警处理，追究员工的刑事责任。但这一步骤应谨慎使用，并确保有充分的证据支持。
四、行政援助与监督
- 单位还可以向劳动保障行政部门举报或投诉，依据《劳动保障监察条例》第九条的规定，请求行政部门介入调查并协助解决纠纷。劳动保障行政部门有权对违反劳动保障法律、法规或规章的行为进行查处，并可以采取相应的行政措施。
五、预防措施与后续管理
- 为避免类似情况再次发生，单位应加强财务管理和内部审计，确保工资发放的准确性和合规性。
- 定期对员工进行法律法规培训，提高员工的法律意识，使其了解不当得利的法律责任和后果。
- 在劳动合同或公司规章制度中明确约定关于工资发放和退还的相关条款，以便在发生争议时有明确的依据。
综上所述，面对员工多发工资不退的情况，单位应综合运用协商、调解、法律手段及行政援助等多种方式，依法、有序地解决问题。同时，加强预防措施和后续管理也是非常重要的，以确保单位的权益得到充分保护。