当员工合同到期时，公司确实需要准备相应的书面文件来明确双方的权利和义务，以及后续的处理流程。根据不同的情况，公司可能需要准备以下几种书面文件：

一、合同到期不续签通知书

如果公司决定不再与员工续签劳动合同，那么需要向员工发出合同到期不续签通知书。这份文件应包含以下关键信息：

1. 标题：明确标注为“劳动合同到期不续签通知书”。
2. 双方信息：包括公司名称、部门名称、员工姓名以及通知日期。
3. 合同到期信息：清晰指出员工的劳动合同将于何时到期。
4. 不续签决定：明确表达公司不再续签的意愿。
5. 离职手续：详细列出员工需要办理的离职手续，如工作交接、物品归还等。
6. 经济补偿：如果公司决定给予经济补偿，应详细说明补偿的标准、支付方式及时间。
7. 结尾：表达对员工过去贡献的感谢，并祝愿其未来工作顺利。
8. 签名与盖章：由公司负责人或人力资源部门负责人签字，并加盖公司公章。

二、合同到期续签意向书

如果公司希望与员工续签劳动合同，那么需要发出合同到期续签意向书。这份文件应包含：

1. 标题：明确标注为“劳动合同续签意向书”。
2. 双方信息：包括公司名称、部门名称、员工姓名以及当前合同的到期时间。
3. 续签意愿：清晰表达公司希望续签的意愿。
4. 新合同条款：简要介绍新合同的主要条款，如合同期限、工作内容、薪资待遇等，并可附上详细合同草案供员工参考。
5. 协商安排：邀请员工就续签合同事宜进行协商，并给出具体的时间和地点。
6. 回复要求：要求员工在一定期限内给予书面回复，以便公司进行后续安排。
7. 结尾：表达期待与员工继续合作的愿望。
8. 签名与盖章：由公司负责人或人力资源部门负责人签字，并加盖公司公章。

三、合同到期自然终止确认书

如果双方均无意续签，且无需额外处理事项，公司可以准备一份合同到期自然终止确认书。这份文件应包含：

1. 确认内容：明确指出员工的劳动合同已于何时到期，双方均无意续签，合同自然终止。
2. 款项结清：确认双方已结清所有工资、福利等款项，无其他争议。
3. 签名与盖章：由公司负责人或人力资源部门负责人签字，并加盖公司公章；同时，员工也需要在文件上签字确认。

综上所述，公司应根据实际情况选择合适的书面文件，并确保文件内容清晰、准确、完整，以维护双方的合法权益。