当遇到多发工资而员工拒绝退还的情况时，作为用人单位，您有权要求员工退还这部分不当得利，并且可以通过一系列合法且有序的途径来维护自身的权益。以下是一套详细的处理策略，希望能为您提供清晰的指导：
一、初步沟通与协商
内部沟通：
- 首先，由财务部门或人力资源部门以正式书面或邮件的形式通知员工，明确指出多发工资的事实，并附上详细的工资计算明细和转账记录作为证明。
- 向员工解释，根据《中华人民共和国民法典》的相关规定，他们没有合法依据获得这部分额外的工资，因此有义务退还。
- 设定一个合理的退还期限，并要求员工确认收到通知，以便后续跟进。
外部沟通（如适用）：
- 如果工资是通过第三方支付平台发放的，并且出错是由于平台的原因，那么及时与第三方沟通，并提供必要的证明材料，要求其协助处理。
二、采取法律手段
发送催款函：
- 如果初步沟通无果，可以考虑委托律师发送催款函，明确指出法律依据以及员工可能面临的法律后果，以增加退还的可能性。
申请调解或劳动仲裁：
- 如果员工仍然拒绝退还，可以向劳动争议仲裁委员会申请调解或仲裁。这是解决劳动纠纷的法定途径，且仲裁结果具有法律效力。
申请支付令：
- 如果员工对多发工资的事实没有异议，但只是拒绝退还，那么可以根据《中华人民共和国民事诉讼法》的规定，向法院申请支付令。支付令是一种加速追款流程的法律手段，如果员工在规定期限内既不提出书面异议又不履行支付令，您可以申请强制执行。
提起诉讼：
- 如果调解、仲裁或支付令均无效，或者员工对多发工资的事实有争议，那么可以向人民法院提起民事诉讼，要求员工返还不当得利。在诉讼过程中，您需要提供充分的证据来支持自己的主张，如工资发放记录、沟通记录等。
刑事追究（极端情况）：
- 在极端情况下，如果员工的行为构成侵占罪（根据《中华人民共和国刑法》的相关规定），您可以考虑报警并提起刑事诉讼。不过，这种情况相对较少见，且需要满足一定的法律条件。
三、寻求行政帮助
- 您还可以向劳动保障行政部门举报或投诉，依据《劳动保障监察条例》的相关规定，请求其介入调查并协助解决问题。劳动保障行政部门有权对违反劳动保障法律、法规或规章的行为进行查处，并可以采取相应的行政措施。
四、内部处理与预防措施
内部处理：
- 根据公司规章制度，对拒绝退还多发工资的员工进行纪律处分，如警告、罚款等。在情节严重的情况下，甚至可以考虑解除劳动合同。
预防措施：
- 为了避免类似情况再次发生，您应该加强财务管理和内部审计工作，确保工资发放的准确性和合规性。
- 定期对员工进行法律法规培训，提高他们的法律意识，让他们了解不当得利的法律责任和后果。
五、注意事项
- 在整个处理过程中，务必保留好所有相关证据，如工资发放记录、沟通记录、催款函等。这些证据将在后续的法律程序中发挥重要作用。
- 遵循法律程序和要求，避免采取过激行动或非法手段来追款。否则，您可能会面临法律风险或损害公司的声誉。
- 保持冷静和理智，以法律手段为主要武器来维护自身的权益。不要因为情绪激动而做出不理智的决定或行为。
综上所述，面对多发工资员工不退还的情况，您应该综合运用沟通协商、法律手段、行政帮助以及内部处理等多种策略来解决问题。同时，加强预防措施以避免类似情况再次发生。希望这些建议能对您有所帮助！