当遇到多发工资而员工不主动退回的情况时，用人单位有权要求员工退还，并可通过多种合法途径解决此问题。以下是从不同角度给出的详细分析和建议：
一、初步处理：沟通协商
内部沟通：
- 一旦发现工资多发情况，用人单位的财务部门或人力资源部门应立即与员工取得联系，明确告知其工资多发的事实，包括具体金额、计算依据及多发原因。
- 例如，可以说明：“由于财务人员的操作失误，导致您的工资中多发了XX元，请您在XX日期前将多发的部分退还至公司账户。”
给予合理期限：
- 在沟通过程中，应为员工设定一个合理的退还期限，通常可根据员工的资金安排等因素确定，建议为一周至一个月不等。
- 同时，需向员工说明按时退还的重要性以及不退还可能产生的后果，如影响个人信用、面临法律追责等。
二、进一步措施：书面通知与催款
发送正式函件：
- 若沟通协商后员工仍未退还多发工资，用人单位应向员工发出书面通知。该通知应采用正式函件形式，并通过邮政快递（如EMS）或其他可查询投递记录的方式送达。
- 函件内容应包含多发工资的具体情况、要求退还的金额、退还期限以及逾期不退还将采取的措施等。
委托律师发送催款函：
- 若书面通知无效，用人单位可委托律师发送催款函，明确指出法律依据及可能面临的法律后果，如提起民事诉讼、申请强制执行等。
三、法律途径
申请调解或劳动仲裁：
- 若员工仍拒绝退还，用人单位可向劳动争议仲裁委员会申请调解或仲裁。这是解决劳动纠纷的法定途径，且仲裁结果具有法律效力。
- 在申请仲裁时，用人单位需提供充分的证据，如工资发放记录、沟通记录、书面通知等，以证明工资多发的事实及已采取的追讨措施。
申请支付令：
- 若员工对多发工资事实无异议但拒绝退还，用人单位可根据《民事诉讼法》的规定，向有管辖权的基层人民法院申请支付令。
- 支付令是一种加速追款流程的法律手段，若员工在规定期限内既不提出书面异议又不履行支付令，用人单位可申请强制执行。
提起民事诉讼：
- 若调解、仲裁或支付令均无效，或员工对多发工资事实有争议，用人单位可向人民法院提起民事诉讼，要求返还不当得利。
- 在诉讼中，用人单位需提供充分证据支持其主张，如工资发放记录、沟通记录、催款函等。法院将根据双方提供的证据进行审理，并作出判决。
刑事追究（极端情况）：
- 虽然罕见，但若员工拒不退还行为涉嫌犯罪，如诈骗或侵占，用人单位可向公安机关报案，追究其刑事责任。但需注意，刑事追究应作为最后手段，且需有充分证据证明员工的行为构成犯罪。
四、寻求行政帮助
- 用人单位还可向劳动保障行政部门举报或投诉，依据《劳动保障监察条例》第九条的规定，请求其介入调查并协助解决问题。劳动保障行政部门有权对违反劳动保障法律、法规或规章的行为进行查处，并维护用人单位的合法权益。
五、内部处理与预防措施
内部处理：
- 根据公司规章制度，对拒不退还多发工资的员工进行纪律处分，如警告、罚款，甚至解除劳动合同（视情节严重程度而定）。但需注意，内部处理应遵循合法、合理、公正的原则，避免侵犯员工的合法权益。
预防措施：
- 为避免类似情况的发生，用人单位应加强财务管理和内部审计，确保工资发放的准确性和合规性。例如，可以建立严格的工资审核制度，对工资发放进行双重核对；定期对员工进行法律法规培训，提高员工的法律意识，使其了解不当得利的法律责任和后果。
总结与建议：面对多发工资员工不退还的情况，用人单位应综合运用沟通协商、法律手段、行政帮助及内部处理等多种策略来解决问题。在整个过程中，保留证据、遵循法律程序至关重要。同时，用人单位也应加强预防措施，避免类似情况再次发生。如有任何疑问或需要进一步的法律帮助，请直接向我咨询。