当合同不在用人单位时，工会的保障作用及责任归属问题，需分情况讨论：

1. 合同虽不在用人单位，但用人单位设有工会

   • 工会的基本职责：根据《中华人民共和国工会法》的相关规定，工会是职工自愿结合的工人阶级的群众组织，其基本职责包括维护职工合法权益、协调劳动关系等。因此，即使合同不在用人单位，用人单位的工会仍应积极履行其职责，为职工提供必要的法律援助和协商支持。
   • 工会的具体行动：工会可以协助职工与用人单位沟通，了解合同情况，确保职工的合法权益不受侵害。如果合同内容存在违法或不合理之处，工会可以代表职工与用人单位进行协商，争取修改或完善合同。

2. 合同不在用人单位，且用人单位未设立工会

   • 上级工会的介入：在这种情况下，如果用人单位属于某个行业或地区的工会组织体系内，上级工会（如行业工会、地方总工会）应发挥其作用，对用人单位的劳动用工情况进行监督，并保护职工的合法权益。上级工会可以指导职工与用人单位进行协商，或者提供法律援助。
   • 职工的自我保护：职工也可以自行组织起来，通过合法途径维护自己的权益。例如，职工可以向当地劳动监察部门投诉，或者寻求法律援助机构的帮助。

3. 合同保管与工会保障的关联性

   • 合同保管的义务：虽然合同的保管地点本身并不直接影响工会的保障作用，但用人单位有义务妥善保管劳动合同，并在职工需要时提供查阅或复制。如果用人单位未能履行这一义务，可能构成对职工权益的侵害。
   • 工会的监督作用：工会应监督用人单位履行合同保管义务，确保职工能够随时查阅或复制自己的劳动合同。如果用人单位拒绝提供合同或故意隐瞒合同内容，工会可以代表职工向相关部门投诉或寻求法律援助。

法律建议：

• 对于职工而言，如果发现合同不在用人单位或用人单位未设立工会，应首先了解自己的权益和可能的维权途径。可以向上级工会、劳动监察部门或法律援助机构寻求帮助。
• 对于用人单位而言，应严格遵守相关法律法规，妥善保管劳动合同，并设立或加入工会组织，以便更好地维护职工权益和协调劳动关系。

可能后果：

• 如果用人单位未能履行合同保管义务或拒绝提供合同，可能面临劳动监察部门的处罚或职工的法律诉讼。
• 如果工会未能履行其职责，可能损害职工的信任和支持，影响工会的形象和作用。

总结与引导： 合同不在用人单位时，工会的保障作用依然重要。无论用人单位是否设立工会，职工都应了解自己的权益和维权途径。如果您在劳动纠纷方面有任何疑问或需要进一步的法律帮助，请直接向我咨询，我会根据您的具体情况提供专业的法律建议。