公司核查发现虚假报销时，处理需兼顾合规性、程序正当性及风险防控，具体可分以下步骤进行：

1. 立即启动内部调查程序

• 固定证据：收集报销凭证（发票、合同、审批记录等）、监控录像、出差行程记录、消费记录等，形成完整证据链。例如，若员工声称出差住宿，但酒店记录显示未入住，需留存酒店出具的未入住证明。
• 询问相关人员：与报销人、审批人、财务人员等单独沟通，记录陈述并要求签字确认，避免串供风险。
• 委托第三方审计：若涉及金额较大或情节复杂，可委托会计师事务所或律师事务所进行专项审计，确保调查客观性。

2. 依据公司制度分类处理

• 轻微违规（如金额较小、初犯）：
  • 追回款项：要求员工退还虚假报销金额，并出具书面承诺不再犯。
  • 内部通报：在部门范围内通报批评，起到警示作用。
  • 扣减绩效：根据制度扣减当月或季度绩效奖金。
• 严重违规（如金额较大、多次作假、伪造证据）：
  • 解除劳动合同：依据《劳动合同法》第39条，以“严重违反用人单位规章制度”为由单方解约，无需支付经济补偿。
  • 追究民事责任：若公司遭受损失（如税费、审计费用），可要求员工赔偿实际损失。
  • 移送司法机关：若涉嫌职务侵占罪（金额达6万元以上）或诈骗罪，向公安机关报案，由司法机关追究刑事责任。

3. 完善制度与流程防控

• 修订报销制度：明确虚假报销的定义、处罚标准（如解约、赔偿比例）、举报奖励机制等，并通过培训确保员工知悉。
• 优化审批流程：增加多级审批、随机抽查、电子发票查验等环节，例如要求提供消费小票或支付记录作为附件。
• 建立黑名单机制：对严重违规员工纳入内部黑名单，禁止其未来入职或合作。

4. 法律风险规避要点

• 程序合法性：调查前需告知员工权利（如陈述、申辩），处理决定需书面送达并留存送达凭证。
• 证据充分性：避免仅凭口头陈述或单方证据定案，需形成“证据链”证明虚假事实。
• 制度公示性：确保报销制度已通过民主程序制定（如职工代表大会讨论）并公示，否则可能因“制度违法”导致处理无效。

示例：某公司发现员工张某通过伪造发票报销差旅费共计10万元，公司可：

1. 追回10万元款项；
   
2. 解除劳动合同且不支付补偿；
   
3. 要求张某赔偿审计费用2万元；
   
4. 若张某拒不退款，向法院起诉并申请财产保全。
   

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