在没有签订分包合同的情况下，要认定是否存在分包关系，我们需要从多个维度进行综合考量。以下是一些关键的认定依据和步骤，希望能为您提供清晰、详细且深入的解答。
一、实际履行行为的考察
施工范围与内容：
- 观察是否有某一主体负责完成了工程中特定的、相对独立的部分，如砌墙、防水工程等，且这部分并非由总承包方全部施工，而是由其他主体独立实施。
施工人员与设备投入：
- 检查是否有另一独立主体组织了自己的施工队伍，并投入了施工设备，同时在施工管理上表现出一定的独立性。
施工进度安排：
- 分析某一主体是否按照自己独立的进度计划对特定部分工程进行施工，且该进度计划与总承包方的整体计划有关联但相对独立。
二、资金往来情况的审查
款项支付记录：
- 审查项目资金流向，看总承包方是否定期向特定主体支付与特定工程部分相对应的款项，且支付方式与该部分工程的计量、计价相关联。
支付凭证备注：
- 检查支付凭证上是否明确提及款项用途为支付某分包工程的费用，或指向特定分包项目。
三、工程资料与文件的搜集
施工资料签署：
- 搜集非总承包方主体以自己名义签署的施工日志、质量检验报告等文件，若这些文件涉及工程项目中的特定部分，可能表明其承担了独立施工责任。
会议纪要等文件：
- 查找会议纪要、工作联系单等文件中是否提及某一主体负责特定部分工程的施工任务。
四、其他相关证据的收集
往来文件和信息记录：
- 审查双方之间的往来文件和信息记录，看是否有关于分包事项的约定或暗示。
相关方陈述与证人证言：
- 收集项目参与各方的陈述以及了解项目实际情况的证人证言，若这些陈述和证言能一致证明某主体独立完成了特定工程部分，将对认定分包关系有所帮助。
行业惯例与交易习惯：
- 参考建设工程领域的行业惯例和当地交易习惯，若实际情况符合常见分包模式，也可作为佐证分包关系存在的依据。
审批文件或记录：
- 若存在相关审批文件或记录，且内容涉及分包事项，也可作为认定分包的依据。
五、违法分包的情形及后果
在认定分包关系的同时，我们还需要注意违法分包的风险及后果。根据《建设工程质量管理条例》第七十八条，以下情形属于违法分包：
- 总承包单位将工程分包给不具备资质条件的单位；
- 总承包合同中未有约定，又未经建设单位认可，承包单位将其承包的部分工程交由其他单位完成；
- 施工总承包单位将工程主体结构的施工分包给其他单位；
- 分包单位将其承包的工程再分包。
即便没有书面合同，只要符合上述任一情形，仍可能被认定为违法分包，并面临行政处罚甚至刑事责任。
六、建议与总结
签订书面合同：
- 为了避免不必要的法律风险，建议在分包活动中务必签订书面合同，明确双方的权利义务。
综合考量证据：
- 在没有书面合同的情况下，要认定分包关系，需要综合考量实际履行行为、资金往来情况、工程资料与文件以及其他相关证据。
遵守法律法规：
- 了解并遵守相关法律法规，规范分包行为，是避免法律风险、保障自身权益的关键。
综上所述，即使没有签订分包合同，我们仍然可以通过综合考量多个方面的证据来认定分包关系的存在。同时，为了避免法律风险，建议在实际操作中务必签订书面合同。