单位可以保管员工档案吗-梁伟森律师|法行宝
2026-04-27 劳动纠纷

您好,关于单位是否可以保管员工档案的问题,这主要取决于单位的性质和授权情况。

首先,我们需要明确的是,根据《中共中央组织部 人力资源社会保障部等五部门关于印发<流动人员人事档案管理服务规定>的通知》(人社部发〔2021〕112号)的规定,只有县级以上(含县级)人民政府设立的公共就业和人才服务机构,以及经省级人力资源社会保障行政部门授权的单位,才有资格开展流动人员人事档案管理服务工作。这意味着,并非所有单位都有权保管员工档案,而是需要具备一定的资质和授权。

对于其他未经授权的单位,它们是不被允许开展流动人员人事档案管理服务工作的。这是为了确保档案管理的规范性和安全性,防止档案在未经授权的情况下被随意处理或泄露。

此外,严禁个人保管本人或他人人事档案。这是因为个人保管档案可能存在诸多风险,如档案丢失、损毁或泄露等,这些都会给个人和单位带来不必要的麻烦和损失。

至于您提到的单位内部档案管理,虽然单位在日常运营中会产生大量文件材料,包括新型门类的档案如网页信息、社交媒体、公务电子邮件等,但这些档案的管理并不等同于员工人事档案的管理。单位内部档案的管理主要关注的是档案的收集、整理、保管和利用等方面,以确保档案的完整性和可追溯性。然而,这并不意味着单位可以随意保管员工的人事档案。

综上所述,只有具备相应资质和授权的单位才能保管员工档案。如果您的单位希望保管员工档案,建议先了解相关法律法规和政策要求,确保自身具备保管档案的资格和条件。同时,也可以考虑将档案委托给具备资质的公共就业和人才服务机构进行保管,以确保档案管理的规范性和安全性。