上班要求身份证扫描件合法吗-李现益律师

上班要求身份证扫描件合法吗-李现益律师｜法行宝

2026-03-16 劳动纠纷

上班要求提供身份证扫描件，这一行为本身并不直接违法，但具体是否合法需结合用人单位的要求目的、使用方式及保管措施等因素综合判断。以下从不同角度为你详细分析：

1. 用人单位要求提供身份证扫描件的合法性基础

身份核实需求：用人单位在招聘、入职或日常管理中，有权核实员工的身份信息，以确保用工合法性。提供身份证扫描件是常见的核实方式之一，这一要求本身具有合理性。
法律允许范围：根据《中华人民共和国居民身份证法》等相关法律法规，公民有义务配合用人单位进行身份核实，但用人单位在使用身份证信息时需遵守法律规定，不得滥用或泄露。

2. 用人单位使用身份证扫描件的限制

使用目的限制：用人单位只能将身份证扫描件用于与用工管理直接相关的目的，如办理入职手续、签订劳动合同、缴纳社保等。若用于其他无关目的（如出售、出租或非法共享），则构成违法。
保管措施要求：用人单位需采取必要的安全措施，确保身份证扫描件不被泄露、篡改或丢失。若因保管不善导致信息泄露，用人单位可能承担法律责任。

3. 员工如何应对用人单位的要求

核实要求合理性：若用人单位要求提供身份证扫描件，员工可询问具体用途，并要求用人单位说明合法依据。若用途合理且符合法律规定，员工应配合提供。
保护个人信息：员工在提供身份证扫描件时，可要求用人单位出具书面承诺，明确使用范围、保管措施及保密义务。若用人单位拒绝或无法提供合理说明，员工有权拒绝提供。
法律救济途径：若用人单位滥用身份证信息或泄露员工隐私，员工可依据《中华人民共和国个人信息保护法》等相关法律法规，向劳动监察部门投诉或提起诉讼，维护自身权益。

4. 特殊情况下的注意事项

远程办公或线上入职：在远程办公或线上入职场景下，用人单位可能要求员工通过电子邮件或在线平台提交身份证扫描件。此时，员工需确认平台的合法性及安全性，避免信息被非法获取。
第三方机构要求：若用人单位委托第三方机构（如背景调查公司）进行身份核实，员工需确认第三方机构的资质及授权范围，并要求用人单位提供书面说明。

总结建议：
用人单位要求提供身份证扫描件本身不违法，但需确保用途合法、保管安全。员工在提供信息时，应保持警惕，核实要求合理性，并采取必要措施保护个人信息。若遇到滥用或泄露情况，及时寻求法律帮助。如有其他疑问或需要进一步法律指导，可直接向我咨询。

公司要求员工提供身份证扫描件是否合法，需分情况讨论：合法情形：基于合法业务需求：如果公司因办理员工入职手续、签订劳动合同、缴纳社保、公积金等合法业务需求，需要员工提供身份证扫描件，且公司明确告知员工用途并妥善保管，不泄露给第三方，这种情形下通常是合法的。例如，在办理入职时，公司需要核对员工的身份信息，此时要求提供身份证扫描件是合理的。员工自愿提供：如果员工出于自愿，同意公司留存其身份证扫描件，且公司明确告知了留存的目的、范围和使用方式，这种情形下也是合法的。不合法情形：非法目的或滥用：如果公司要求员工提供身份证扫描件是出于非法目的，如用于非法集资、诈骗等，或者公司滥用员工的身份证信息，如未经员工同意将其信息泄露给第三方，这种情形下是违法的。未告知用途或未妥善保管：如果公司未明确告知员工留存身份证扫描件的用途，或者未采取合理措施妥善保管员工的身份证信息，导致信息泄露或被不当使用，这种情形下也可能构成违法。法律背景与建议：法律背景：根据《中华人民共和国居民身份证法》的相关规定，任何组织或者个人不得扣押居民身份证。但是，公安机关依照《中华人民共和国刑事诉讼法》执行监视居住强制措施的情形除外。同时，公司作为用人单位，在处理员工个人信息时，应当遵循合法、正当、必要的原则，不得过度收集、使用或泄露员工的个人信息。建议：对于公司：在要求员工提供身份证扫描件时，应当明确告知员工用途，并确保信息的合法使用和妥善保管。避免将员工的身份证信息泄露给无关第三方，或用于非法目的。对于员工：在提供身份证扫描件前，应当了解公司的用途和保管措施，确保自己的信息安全。如果发现公司滥用或泄露自己的身份证信息，可以及时向相关部门投诉或寻求法律帮助。可能法律后果：如果公司非法要求员工提供身份证扫描件或滥用、泄露员工信息，可能面临行政处罚或民事赔偿等法律责任。同时，员工的个人信息安全也可能受到侵害，导致经济损失或名誉损害等后果。如有任何疑问或需要进一步的法律帮助，请直接向我咨询，我会根据你的具体情况提供详细的法律建议。

公司要求员工提供身份证正反面扫描件，这一行为本身并不直接违法，但必须满足一定的条件并遵循合法、正当、必要的原则。以下从不同角度为你详细分析：合法性角度法律依据：根据《中华人民共和国居民身份证法》的相关规定，公民有权保护自己的身份信息不被非法获取、使用或泄露。公司要求员工提供身份证扫描件，必须基于合法、正当的目的，如办理入职手续、签订劳动合同、缴纳社保等，且需确保信息的安全，防止泄露。合法使用：公司获取员工身份证扫描件后，应仅用于与工作相关的合法目的，如办理员工档案、社保缴纳、工资发放等。若公司未经员工同意，将身份证扫描件用于其他非法目的，如出售、泄露给第三方，则构成违法行为。正当性角度必要性：公司要求员工提供身份证扫描件，应基于实际工作的需要。例如，在办理入职手续时，公司需要核实员工的身份信息，以确保其符合招聘条件。若公司无合理理由要求员工提供身份证扫描件，则可能侵犯员工的隐私权。告知义务：公司在要求员工提供身份证扫描件时，应明确告知员工提供的目的、使用范围及保护措施，确保员工在充分了解的情况下自愿提供。安全性角度信息保护：公司应采取必要的技术措施和管理制度，确保员工身份证扫描件的安全存储和传输，防止信息泄露。例如，使用加密技术存储文件、限制访问权限等。违规后果：若公司因管理不善导致员工身份证扫描件泄露，可能面临法律责任，包括赔偿员工损失、接受行政处罚等。员工权益保护拒绝提供：若员工认为公司要求提供身份证扫描件的行为不合法、不正当或存在安全隐患，有权拒绝提供。但需注意，若因此影响正常入职或工作，员工需与公司协商解决或寻求法律途径维护权益。投诉举报：若员工发现公司非法获取、使用或泄露其身份证扫描件，可向当地公安机关、劳动监察部门等投诉举报，维护自身合法权益。建议：公司角度：公司在要求员工提供身份证扫描件时，应确保行为的合法性、正当性和安全性，明确告知员工提供的目的和使用范围，并采取必要措施保护员工信息。员工角度：员工在提供身份证扫描件前，应了解公司的使用目的和保护措施，确保自身权益不受侵害。若对公司行为有疑虑，可咨询专业律师或相关部门。如有任何疑问或需要进一步的法律帮助，请随时向我咨询。

招聘单位要求提供扫描件，这一行为本身并不直接违法，但具体是否合法需结合扫描件的内容及招聘单位的用途来判断。以下从不同角度为你详细分析：扫描件内容合法性：如果招聘单位要求提供的扫描件是求职者的身份证明、学历证明、职业资格证书等合法且必要的文件，且这些文件是用于验证求职者的身份和资质，那么这一要求通常是合法的。然而，如果招聘单位要求提供与招聘无关或涉及个人隐私的敏感信息扫描件，如家庭住址、银行账户信息、个人照片（非用于身份验证的）等，且未明确说明用途或未获得求职者的明确同意，那么这一要求可能涉嫌侵犯求职者的隐私权，是不合法的。招聘单位用途合法性：招聘单位应确保所收集的扫描件仅用于招聘目的，如验证求职者的资质、背景调查等，并在招聘结束后妥善保管或销毁这些文件，以防止信息泄露。如果招聘单位将求职者的扫描件用于其他非法目的，如出售给第三方、用于欺诈活动等，那么这一行为不仅违法，还可能构成犯罪。求职者权益保护：求职者在面对招聘单位要求提供扫描件时，有权询问扫描件的用途、保管方式及销毁时间等信息，以确保自己的权益不受侵害。如果求职者认为招聘单位的要求不合理或涉嫌违法，可以拒绝提供，并向相关部门（如劳动监察部门）投诉或寻求法律帮助。法律建议：对于求职者而言，在提供扫描件前，应仔细阅读招聘单位的隐私政策或相关条款，了解扫描件的用途和保管方式。如果招聘单位的要求涉及个人隐私或敏感信息，且未获得求职者的明确同意，求职者有权拒绝提供，并考虑是否继续应聘该职位。如果求职者发现招聘单位存在非法收集、使用或泄露个人信息的行为，可以向当地劳动监察部门投诉或寻求法律帮助，以维护自己的合法权益。可能法律后果：如果招聘单位非法收集、使用或泄露求职者的个人信息，可能面临行政处罚（如罚款、责令改正等）或民事赔偿（如赔偿求职者因信息泄露造成的损失）。在严重情况下，如果招聘单位的行为构成犯罪（如侵犯公民个人信息罪），还可能面临刑事处罚。总之，招聘单位要求提供扫描件是否合法，需结合具体情况判断。求职者在面对此类要求时，应保持警惕，确保自己的权益不受侵害。如有任何疑问或需要进一步的法律帮助，请直接向我咨询。

结论：公司要求提供无水印的身份证扫描件，这一要求本身并不直接违法，但关键在于公司如何使用和保护这些身份证信息。若公司未妥善保管或非法使用，则可能涉及违法行为。详细分析：身份证信息的提供：在日常生活中，我们经常需要向各种机构（包括公司）提供身份证信息以进行身份验证或办理相关业务。公司要求提供身份证扫描件，通常是为了进行身份核实或满足某些业务需求，这一要求本身并不违法。然而，关键在于公司是否明确告知了提供身份证信息的目的、范围和使用方式，并且是否获得了员工的明确同意。如果公司未履行这些告知义务，或者员工在不知情的情况下被要求提供身份证信息，那么公司的行为可能构成侵权。身份证信息的保护：根据《中华人民共和国居民身份证法》等相关法律法规，任何组织或者个人不得扣押居民身份证。同时，公司作为身份证信息的接收方，有义务妥善保管这些信息，防止泄露、滥用或非法使用。如果公司要求提供无水印的身份证扫描件，但未能采取足够的安全措施来保护这些信息，导致信息泄露或被非法使用，那么公司可能需要承担相应的法律责任。这包括但不限于民事赔偿、行政处罚甚至刑事责任。水印的作用与争议：水印通常用于标识文件的来源或归属，以防止文件被非法复制或传播。在身份证扫描件上添加水印，可以在一定程度上增加信息的安全性。然而，公司要求提供无水印的身份证扫描件，可能是出于业务便利或美观考虑。但这并不意味着公司可以忽视对身份证信息的保护义务。公司可以通过其他方式（如加密存储、限制访问权限等）来确保身份证信息的安全。员工的权益与应对措施：作为员工，你有权了解公司要求提供身份证信息的目的、范围和使用方式，并有权拒绝提供不必要或不合理的信息。如果你对公司要求提供无水印的身份证扫描件存在疑虑或担忧，可以与公司进行沟通协商，要求公司明确告知信息的使用方式和保护措施。如果公司未能履行其保护义务或存在违法行为，你可以向相关部门（如劳动监察部门、公安机关等）进行投诉或举报。建议：在提供身份证扫描件时，尽量要求公司明确告知信息的使用目的、范围和保护措施，并保留好相关证据。如果可能的话，可以在身份证扫描件上添加一些不影响使用的标识（如“仅供XX公司使用”等），以增加信息的安全性。密切关注公司对身份证信息的使用情况，如发现异常或违法行为，及时采取措施保护自己的权益。如有任何疑问或需要进一步的法律帮助，请直接向我咨询。

进入企业扫描身份证本身并不违法。但这一行为是否合法，还需根据具体情况来判断，以下是对该问题的详细分析：一. 企业扫描身份证的合法性合法使用场景：在劳动者入职、办理社保、公积金等手续，或涉及法律诉讼时，企业可能需要员工提供身份证的复印件或相关信息以完成必要的登记或证明程序。例如，企业会使用员工的身份证复印件为员工办理社保的登记以及缴纳等事宜，或为员工办理人事登记事宜。在这些情况下，企业有权要求员工提供身份证信息，但应确保仅收集和使用必要的信息，并采取适当的安全措施来保护员工的个人信息安全。非法使用场景：如果企业无故扣押劳动者的居民身份证，或者将员工的身份证信息用于其他非法目的（如非法贩卖、泄露等），则构成违法行为。根据《中华人民共和国劳动合同法》第八十四条，用人单位不得扣押劳动者的居民身份证。二. 劳动者提供身份证的义务根据《中华人民共和国劳动合同法》第八条，用人单位有权了解劳动者与劳动合同直接相关的基本情况，劳动者应当如实说明。这意味着，在劳动者入职时，有义务向企业提供真实的身份证明。但劳动者也有权要求企业明确告知提供身份证信息的目的、范围和安全措施，并确保企业遵守相关的数据保护和隐私法规。三. 冒用他人身份证的违法性如果劳动者使用他人的身份证进入企业工作，这将构成违法行为。根据《中华人民共和国劳动合同法》第二十六条，以欺诈手段使对方在违背真实意思的情况下订立的劳动合同是无效的。因此，使用他人身份证签订的劳动合同不具备法律效力。同时，根据《中华人民共和国居民身份证法》第十七条，冒用他人居民身份证的行为也是违法的，可能会受到警告、罚款等行政处罚，如果情节严重构成犯罪，还将被追究刑事责任。我的观点：进入企业扫描身份证本身并不违法，但前提是企业的行为必须合法、合规，且需明确告知劳动者提供身份证信息的目的、范围和安全措施。对于劳动者而言，应遵守法律法规，诚信就业，使用自己的真实身份证进行工作相关活动。如有进一步需要，您可以继续咨询我。

针对您提出的“公司要求新员工扫描身份证用来以后工作盖章是否合理”的问题，这主要涉及到员工录用过程中的个人信息收集与使用环节。以下是我根据相关政策法规及常规做法，为您提供的详细解答：首先，我们需要明确的是，公司在员工录用过程中，确实需要收集员工的个人信息以完成相关手续，如就业登记、劳动用工备案、社会保险参保登记等。这些手续的办理，往往需要员工提供身份证明等基本信息。然而，这并不意味着公司可以无限制地收集、使用或存储员工的个人信息。关于身份证扫描的合理性：合法性基础：公司要求新员工扫描身份证，应基于合法、正当、必要的原则。即，该收集行为应有明确的法律依据或合同约定，且收集的信息应与办理员工录用相关手续直接相关。信息保护义务：公司在收集员工身份证信息后，应承担起严格的信息保护义务。这包括确保信息的安全存储、防止信息泄露、未经员工同意不得擅自使用或向第三方披露等。工作盖章的关联性：关于“用来以后工作盖章”的说法，需要具体分析。如果盖章行为是与员工录用、劳动合同签订、社会保险办理等直接相关的必要环节，且公司能够确保身份证信息的安全使用，那么这种要求在一定程度上是合理的。但如果盖章行为与员工录用无直接关联，或者公司无法保障信息的安全，那么这种要求就可能存在问题。建议与注意事项：了解公司政策：您可以向公司人力资源部门了解具体政策，明确身份证扫描的具体用途、存储方式及保护措施。保护个人信息：在提供身份证信息时，您可以要求公司出具书面说明，明确信息的收集目的、使用范围及保护措施。同时，注意保留好相关证据，以备不时之需。关注法律法规：密切关注相关法律法规的更新，确保自己的权益不受侵害。如果公司存在违法收集、使用或泄露个人信息的行为，您可以依法向相关部门投诉或寻求法律援助。沟通协商：如果您对公司的要求存在疑虑或担忧，可以与公司进行沟通协商，寻求更加合理、安全的解决方案。综上所述，公司要求新员工扫描身份证用于以后工作盖章的合理性取决于多个因素，包括收集行为的合法性、信息保护措施的完善性以及盖章行为与员工录用的关联性等。建议您在了解具体情况后，根据自己的判断做出决策，并时刻关注个人信息的保护。

劳动合同扫描件在法律上是具有合法性的，但其证明力可能因具体情况而有所不同。以下是从不同角度对这一问题的详细分析：法律认可性：根据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，电子数据（包括扫描件、电子邮件、电子签名等）在符合一定条件时，是可以作为证据使用的。劳动合同扫描件，作为电子数据的一种形式，只要其内容真实、来源合法，且能够与其他证据相互印证，就可以在法律上被认可。证明力问题：尽管劳动合同扫描件在法律上是合法的，但其证明力可能不如原件。在诉讼或仲裁过程中，如果对方对扫描件的真实性提出异议，法院或仲裁机构可能会要求提供原件进行核对。如果无法提供原件，或者原件与扫描件存在不一致，那么扫描件的证明力可能会受到质疑。为了增强扫描件的证明力，可以采取一些辅助措施，如通过公证机构对扫描件进行公证，或者由双方当事人在扫描件上签字确认其真实性。实际应用建议：保存原件：尽管扫描件在法律上具有合法性，但为了确保在需要时能够提供充分的证据，建议尽量保存劳动合同的原件。及时公证：如果条件允许，可以对劳动合同扫描件进行公证，以增强其证明力。双方确认：在签订劳动合同时，可以要求双方当事人在扫描件上签字确认其真实性，或者通过其他方式（如电子邮件、短信等）确认扫描件的内容与原件一致。备份存储：为了防止扫描件丢失或损坏，建议将其备份存储在多个安全的位置，如云存储、外部硬盘等。特殊情况处理：如果劳动合同原件丢失或损坏，且无法通过其他方式获取原件，那么扫描件可能成为唯一的证据。在这种情况下，应尽可能提供其他辅助证据（如工作记录、工资单、同事证言等）来支持扫描件的真实性。如果对方对扫描件的真实性提出严重质疑，且无法提供其他证据来支持其真实性，那么法院或仲裁机构可能会不予采信该扫描件。总结与建议：劳动合同扫描件在法律上是合法的，但其证明力可能因具体情况而有所不同。为了确保在需要时能够提供充分的证据，建议尽量保存劳动合同的原件，并在必要时对扫描件进行公证或双方确认。如果遇到法律纠纷或疑问，可以直接向我咨询，我会根据你的具体情况提供专业的法律建议。

您好，关于您提到的公司要求提供身份证扫描件而非复印件的问题，首先我要明确的是，从法律和安全的角度来看，提供身份证复印件在注明用途的情况下，通常是更为常见且被接受的做法。根据人力资源和社会保障部的相关回应，“扣证件”是典型的求职陷阱，用人单位或中介机构无权扣押求职者的身份证等个人证件原件。劳动合同法也明确规定，用人单位招用劳动者时，不得扣押劳动者的居民身份证和其他证件。这意味着，公司要求您提供身份证原件或扫描件（尤其是未注明用途的扫描件），在法律上是不被允许的，也存在一定的安全风险。为什么复印件在注明用途后更为安全且被接受呢？法律合规性：提供身份证复印件，并在复印件上注明具体用途（如“仅用于XX公司入职手续办理”），既满足了公司的需求，又确保了您的个人信息不被滥用。安全性：身份证扫描件通常比复印件更清晰，但这也意味着如果扫描件被不法分子获取，他们可能更容易利用您的个人信息进行非法活动。而复印件，尤其是注明了用途的复印件，其使用范围相对有限，风险也相应降低。可追溯性：在复印件上注明用途，一旦发生信息泄露或滥用情况，您可以更容易地追溯和证明信息的来源和用途，从而维护自己的合法权益。建议：您可以与公司沟通，说明提供身份证复印件（并注明用途）是更为常见且安全的做法，并询问公司是否可以接受这种方式。如果公司坚持要求提供扫描件，您可以要求公司在接收扫描件时出具书面说明，明确扫描件的使用范围和保密义务。如果您对公司的要求存在疑虑或担心个人信息泄露，您可以向当地的劳动监察部门咨询或举报。总之，保护个人信息的安全至关重要。在提供任何个人证件或信息时，请务必谨慎并确保了解其用途和保密措施。希望这些建议能对您有所帮助。

结论：应聘上班时要求发身份证照片，这一行为本身不合法且存在安全风险。以下从合法性和安全性两个角度进行详细分析：合法性角度个人信息保护法规：根据《中华人民共和国个人信息保护法》等相关法律法规，个人信息的收集、使用、处理应当遵循合法、正当、必要的原则，并需征得个人同意。身份证照片属于高度敏感的个人信息，包含了个人的身份识别信息，如姓名、身份证号码、照片等，这些信息一旦泄露，可能被不法分子用于非法活动。应聘过程中，用人单位通常只需核实应聘者的身份真实性，而无需获取身份证照片的复印件或电子版。如果用人单位确实需要核实身份，可以通过要求应聘者出示身份证原件进行核对，或者通过其他合法途径（如公安部门的信息查询系统）进行核实。劳动法规：在招聘过程中，用人单位应当遵守劳动法律法规，尊重应聘者的合法权益。要求应聘者提供身份证照片，并非招聘过程中的必要环节，且可能侵犯应聘者的隐私权和个人信息保护权。安全性角度信息泄露风险：身份证照片一旦泄露，可能被不法分子用于冒名顶替、开设银行账户、办理信用卡、进行网络诈骗等非法活动。这些行为不仅会给应聘者带来经济损失，还可能影响其个人信用记录和社会声誉。难以追溯和维权：如果身份证照片被泄露并用于非法活动，应聘者可能面临难以追溯和维权的问题。由于网络环境的复杂性和匿名性，不法分子往往难以被追踪和惩处，而应聘者则可能需要承担不必要的法律责任和后果。建议拒绝提供身份证照片：应聘者在面对用人单位要求提供身份证照片时，应当坚决拒绝，并明确告知用人单位这一要求的不合法性和不安全性。选择合法合规的用人单位：应聘者在选择用人单位时，应当了解其招聘流程和隐私保护政策，选择那些尊重应聘者合法权益、遵守法律法规的用人单位进行应聘。保护个人信息：应聘者在日常生活中也应当注意保护个人信息，避免将身份证照片等敏感信息随意泄露给陌生人或在不安全的网络环境下传输。及时维权：如果应聘者的个人信息被泄露并用于非法活动，应当及时向公安机关报案，并寻求法律帮助，以维护自己的合法权益。如有任何关于劳动工伤或其他法律领域的疑问，都可以直接向我咨询，我会为你提供专业、全面的法律解答。

结论：公司要求扫描员工会计证原件是否合法，需分情况讨论，不能一概而论。以下从不同角度进行分析：从公司管理需求角度合法性分析：公司为了确保员工具备从事会计工作的资质，要求员工提供会计证原件进行扫描留存，这一行为本身并不直接违反法律法规。公司作为用人单位，有权了解员工的专业资质情况，以确保其能够胜任工作。建议：公司可以要求员工提供会计证的复印件或通过官方渠道验证其真实性，而非直接扫描原件。如果确实需要扫描原件，应明确告知员工扫描的目的、用途及保管方式，并确保不会泄露员工的个人信息。从员工个人信息保护角度合法性分析：根据《中华人民共和国个人信息保护法》等相关法律法规，个人享有对其个人信息的保护权。会计证作为员工的个人证件，包含其姓名、照片、身份证号等敏感信息。如果公司未经员工同意，擅自扫描并留存其会计证原件，可能构成对员工个人信息的非法收集和使用。建议：公司在要求员工提供会计证原件进行扫描时，应事先获得员工的明确同意，并告知其扫描的目的、用途及保管方式。同时，公司应采取必要的技术措施和管理制度，确保员工的个人信息不被泄露、滥用或非法访问。从劳动合同及公司规章制度角度合法性分析：如果公司在劳动合同或公司规章制度中明确规定了员工需要提供会计证原件进行扫描留存，且该规定不违反法律法规的强制性规定，那么公司要求员工扫描会计证原件的行为可能具有合法性。但前提是，该规定必须经过民主程序制定，且已向员工公示或告知。建议：公司在制定相关规章制度时，应确保其内容合法、合规，并经过民主程序制定。同时，公司应向员工充分说明规章制度的内容和要求，确保员工知晓并同意。可能存在的法律后果：如果公司未经员工同意，擅自扫描并留存其会计证原件，且未采取必要措施保护员工的个人信息，可能面临行政处罚或民事赔偿等法律责任。如果公司因管理不善导致员工的个人信息泄露，还可能引发员工的不满和投诉，甚至影响公司的声誉和形象。综合建议：公司在要求员工提供会计证原件进行扫描时，应事先获得员工的明确同意，并告知其扫描的目的、用途及保管方式。公司应采取必要的技术措施和管理制度，确保员工的个人信息不被泄露、滥用或非法访问。如果公司确实需要留存员工的会计证信息，可以考虑通过官方渠道验证其真实性，并留存验证记录或复印件，而非直接扫描原件。如有任何疑问或需要进一步的法律帮助，请直接向我咨询。

关于您提出的“入职要求身份证照片是否合法”的问题，我可以明确地告诉您，入职时要求提供身份证照片本身并不违法，但要求提供身份证原件或扣押身份证则是违法的。首先，我们需要明确的是，根据《劳动合同法》的相关规定，用人单位在招用劳动者时，不得扣押劳动者的居民身份证和其他证件，也不得要求劳动者提供担保或者以其他名义向劳动者收取财物。这是为了保护劳动者的合法权益，防止用人单位利用扣押证件等手段对劳动者进行不正当的控制或剥削。对于身份证照片，它通常只是用于身份验证或入职手续的一部分，并不涉及证件的扣押。因此，如果用人单位只是要求您提供身份证照片以进行身份验证或办理相关入职手续，并且明确告知了照片的使用目的和范围，那么这种做法是合法的。但您也需要注意，在提供身份证照片时，应确保照片的真实性和完整性，并避免将照片泄露给无关人员或用于非法用途。然而，如果用人单位要求您提供身份证原件或扣押您的身份证，那么这种做法就是违法的。您有权拒绝这种要求，并向当地的劳动保障监察机构进行举报投诉。劳动保障监察机构将会对用人单位的违法行为进行调查处理，并保护您的合法权益。此外，我还想提醒您，在入职过程中，除了身份证照片外，用人单位可能还会要求您提供其他相关证件或资料。在提供这些证件或资料时，您应仔细阅读用人单位的要求，并确保所提供的证件或资料真实、有效、完整。同时，您也有权要求用人单位明确告知证件或资料的使用目的和范围，并保护您的个人隐私和信息安全。总之，入职时要求提供身份证照片本身并不违法，但要求提供身份证原件或扣押身份证则是违法的。如果您在入职过程中遇到任何违法行为或不合理要求，都有权拒绝并向相关部门进行举报投诉。希望这些信息能对您有所帮助。