当合同到期公司决定不续签并同意补偿员工一个月工资时，公司需要准备和提交一系列材料来确保这一过程的合法性和规范性。以下是一份详细的材料清单及说明：

一、基本材料

1. 劳动合同：

   • 原件或复印件，用于证明员工与公司之间的劳动关系及合同期限。
   • 确认合同中的条款，特别是关于合同终止、经济补偿等方面的约定。

2. 员工身份证明：

   • 员工的身份证复印件，用于核实员工身份。

3. 公司营业执照：

   • 公司的营业执照复印件，证明公司的合法经营资格。

二、经济补偿相关材料

1. 经济补偿协议：

   • 公司与员工双方应签订一份经济补偿协议，明确补偿金额、支付方式、支付时间等关键条款。
   • 协议应由双方签字盖章，确保法律效力。

2. 工资支付记录：

   • 提供员工的工资条或银行流水记录，用于证明员工的工资水平及计算经济补偿的依据。

3. 工作年限证明：

   • 如员工入职表、考勤记录、社保缴纳记录等，用于证明员工在公司的工作年限，从而确定经济补偿的月数。

三、内部审批材料

1. 不续签决定通知：

   • 公司内部关于不续签员工劳动合同的决定通知，通常包括不续签的原因、决定日期等。

2. 经济补偿审批单：

   • 公司内部审批经济补偿的单据，包括审批人、审批日期、补偿金额等。

四、其他可能需要的材料

1. 沟通记录：

   • 与员工关于合同续签及经济补偿的沟通记录，如邮件、短信、微信聊天记录等，以证明公司已与员工进行了充分沟通。

2. 劳动仲裁或诉讼材料（如适用）：

   • 如果员工对公司的不续签决定或经济补偿有异议并提起劳动仲裁或诉讼，公司需要准备相应的答辩材料、证据清单等。

五、注意事项

1. 确保材料真实性：所有提交的材料必须真实、有效，不得有虚假或隐瞒。
2. 遵守法律法规：公司在处理合同到期不续签及经济补偿事宜时，应严格遵守相关法律法规，确保员工的合法权益得到保障。
3. 及时支付补偿：一旦双方签订经济补偿协议，公司应按时支付补偿金额，避免产生不必要的纠纷。

综上所述，当合同到期公司不续签并同意补偿员工一个月工资时，公司需要准备的材料包括劳动合同、员工身份证明、公司营业执照、经济补偿协议、工资支付记录、工作年限证明等。同时，公司还应确保材料的真实性、遵守法律法规，并及时支付补偿金额。