外包退料应遵循双方合同约定的退料流程和条款进行。针对这一问题，我将从以下几个方面进行详细分析：

一. 合同约定

1. 退料条款：首先，应查阅外包合同中是否明确约定了退料的相关条款，包括退料的条件、流程、责任划分等。如合同中有具体约定，则应严格按照合同约定执行。
2. 质量验收标准：合同中通常会规定产品的质量验收标准，若退料是由于产品质量问题，应确保退料符合合同中的质量验收标准。

二. 沟通协商

1. 与外包方沟通：在退料前，应与外包方进行充分沟通，明确退料的原因、数量、时间等关键信息，并达成一致意见。
2. 书面确认：为避免后续纠纷，建议将沟通结果以书面形式进行确认，如发送邮件或签署退料协议等。

三. 退料流程

1. 准备退料文件：根据合同约定和沟通结果，准备相关的退料文件，如退料清单、质量检验报告等。
2. 执行退料：按照约定的退料流程，将退料物品送至指定地点，并确保外包方已签收确认。
3. 后续跟踪：退料完成后，应跟踪外包方的处理进度，确保退料问题得到妥善解决。

四. 法律保障

1. 合同法依据：根据《中华人民共和国合同法》的相关规定，当事人应当按照约定全面履行自己的义务。如外包方未按合同约定处理退料，可依法追究其违约责任。
2. 证据保留：在退料过程中，应妥善保留相关证据，如退料文件、沟通记录等，以备后续可能发生的法律纠纷。

我建议，在外包退料过程中，应严格按照合同约定执行，并加强与外包方的沟通与协作，确保退料问题得到及时、妥善的解决。如有进一步需要，您可以继续咨询我。