履约金不退还时，你可以通过以下途径来维护自己的权益：
明确原因及合同条款
- 首先，仔细审查双方签订的合同，特别是关于履约金的退还条件、时间、方式等具体条款。这是后续处理的基础，有助于你明确自己的权利和义务。
- 分析履约金无法退回的具体原因，是自身违约导致被作为违约金扣除，还是对方无故不退或合同未明确不退的情况。
沟通协商
- 直接沟通：根据合同条款和实际情况，以书面函件（如律师函、催款函）或面对面沟通的方式，向收取履约金的一方说明情况，要求对方按照合同约定退还履约金。保留好沟通的记录，如邮件、聊天记录、通话录音等，以备不时之需。
- 第三方调解：若直接沟通无果，可寻求第三方调解机构的帮助，如行业协会、商会或消费者协会等。这些机构能够居中斡旋，帮助双方找到都能接受的解决方案。
收集证据
- 为后续可能的法律行动做准备，需收集以下关键证据：
- 合同文件：确保合同原件完整无缺，这是确定双方权利义务的基础。
- 履约证据：证明自己已按合同约定履行义务的证据，如交付货物的物流单据、工程验收报告、服务完成的证明文件等。
- 履约金支付凭证：如转账记录、收据等，证明已支付履约金。
- 沟通记录：包括与对方的邮件往来、短信、微信聊天记录、通话录音等，证明曾向对方主张过退还履约金。
法律途径
- 申请仲裁：若合同中约定了仲裁条款，可向约定的仲裁机构申请仲裁。仲裁具有一裁终局的特点，程序相对简便、高效。申请时需提交仲裁申请书、证据材料等文件，仲裁机构会根据双方提供的证据和陈述进行审理，并作出裁决。
- 提起诉讼：若合同中没有约定仲裁条款，或有其他适用诉讼的情形，可向有管辖权的人民法院提起诉讼。在诉讼过程中，需提交起诉状和相关证据材料，法院会安排开庭审理，双方需陈述事实、提供证据，并进行辩论。若法院判决胜诉，但对方仍不退还履约金，可在判决生效后向法院申请强制执行。
在处理履约金不退还的问题时，还需注意以下几点：
- 明确违约责任：根据《中华人民共和国民法典》等相关法律规定，给付履约金的一方若不履行债务或履行不符合约定，导致合同目的无法实现，则可能无权请求返还履约金；而收受履约金的一方若同样违约，则可能需承担双倍返还的责任。因此，在采取任何行动之前，务必仔细审查合同条款和双方的实际履行情况。
- 保持冷静和理性：在处理此类纠纷时，保持冷静和理性至关重要。避免情绪化的行为或言论，以免加剧矛盾或影响后续的法律行动。
- 及时咨询专业律师：虽然我在这里为你提供了一些基本的法律建议，但每个案件的具体情况都有所不同。因此，在处理履约金不退还的问题时，及时咨询专业律师以获取更具体的法律意见和指导是非常重要的。不过，你可以直接向我咨询，我会根据你的具体情况为你提供更详细的法律建议。
综上所述，当履约金不退还时，你应通过明确原因及合同条款、沟通协商、收集证据以及采取法律途径等方式来维护自己的权益。在整个过程中，保持冷静、理性，并寻求专业律师的帮助，将有助于提高问题解决的效率和成功率。