结论：公司下通报文件使用“罚款”“处罚”字眼是否违法不能一概而论，需分情况讨论。具体分析如下：

1. 若公司本身无行政处罚权
   根据《行政处罚法》第十七条，只有法律、法规授权的行政机关或组织才能实施行政处罚。若公司仅为普通市场主体（如民营企业、非公单位），其本身不具备罚款的法定权限，此时在通报文件中使用“罚款”字眼可能涉嫌违法。

   • 典型场景：员工迟到、未完成业绩等内部管理事项中，公司以“罚款”名义扣减工资或要求员工支付现金。
     
   • 法律后果：此类行为可能被认定为克扣工资或违法收取财物，员工可依据《劳动合同法》第三十八条主张被迫解除劳动合同，并要求公司支付经济补偿金；若涉及金额较大，还可能面临劳动监察部门的行政处罚。

2. 若公司基于合法规章制度实施经济处分
   若公司通过民主程序（如职工代表大会讨论）制定了合法有效的规章制度，且规章制度中明确规定了“经济处分”的适用情形、标准及程序（如扣减绩效工资、奖金等），此时在通报文件中使用“经济处分”字眼是合法的。

   • 关键点：
     
     • 规章制度需符合《劳动合同法》第四条的程序要求（如公示、告知员工）；
       
     • 经济处分的金额不得超过法定限度（如扣减工资后剩余部分不得低于当地最低工资标准）；
       
     • 不得以“罚款”名义直接要求员工支付现金，只能从工资中合法扣减。
       
   • 示例：员工因严重失职给公司造成损失，公司依据规章制度从其奖金中扣减部分金额作为补偿，并在通报中写明“经济处分”，这是合法的。

3. 若公司基于劳动合同约定实施扣减
   若公司与员工在劳动合同中明确约定了某些情形下的工资扣减条款（如未完成业绩目标时扣减绩效工资），且该条款不违反法律强制性规定（如最低工资标准），此时公司依据合同约定在通报中使用“扣减工资”等字眼也是合法的。

   • 注意：劳动合同中的扣减条款需具体明确，且不得滥用（如以“罚款”名义变相克扣工资）。

建议：

• 公司应避免在内部文件中使用“罚款”等可能引发歧义的词汇，优先使用“经济处分”“扣减工资/奖金”等规范表述；
  
• 确保规章制度或劳动合同中的经济处分条款合法有效，并履行民主程序和公示义务；
  
• 若员工对通报中的处分有异议，公司应提供申诉渠道，避免直接以“处罚”名义单方面决定。
  

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