核心结论：双方可通过签署《终止中标协议书》或《放弃签约声明书》等文件，明确自愿不签订合同的意思表示。以下从文件类型、核心条款、签署注意事项三个角度展开说明：

一、文件类型选择

1. 《终止中标协议书》
   适用于双方已就合同主要条款（如价格、履约方式等）进行实质性谈判，但因客观原因（如资金、政策变化）或主观协商一致决定终止的情形。
   示例场景：招标方因项目预算调整，中标方因业务重心转移，双方协商一致不签约。

2. 《放弃签约声明书》
   适用于一方或双方明确表示放弃签约权利，且未进入实质性合同谈判阶段的情形。
   示例场景：中标方因自身资质问题无法履约，主动向招标方声明放弃中标资格。

二、文件核心条款

无论选择哪种文件类型，均需包含以下核心条款以规避法律风险：

1. 双方信息
   明确招标方、中标方的全称、统一社会信用代码及联系方式。

2. 中标事实确认
   写明中标通知书编号、发出日期、项目名称及中标金额，避免对“是否已中标”产生争议。

3. 自愿不签约声明

   • 需明确表述“双方自愿放弃签订合同，不存在胁迫、欺诈等情形”；
     
   • 若因特定原因（如政策调整、不可抗力）终止，需列明具体原因并附证明材料（如政府文件、自然灾害证明）。

4. 责任划分条款

   • 明确双方互不追究违约责任（如保证金退还、赔偿金免除）；
     
   • 若需一方承担部分责任（如中标方已产生前期费用），需列明补偿金额及支付方式。

5. 保密条款
   约定双方不得泄露谈判过程中知悉的商业秘密（如技术方案、报价细节），否则需承担违约责任。

6. 争议解决方式
   建议约定“因本文件产生的争议，由双方协商解决；协商不成，提交XX地法院诉讼/XX仲裁委员会仲裁”。

三、签署注意事项

1. 签署主体资格

   • 招标方需由法定代表人或授权代表签字并加盖公章；
     
   • 中标方需由法定代表人或授权代表签字并加盖公章（若为个人中标，需本人签字并按手印）。

2. 签署时间逻辑
   文件签署日期应晚于中标通知书发出日期，且早于原合同约定签约日期（如有）。

3. 文件份数与保管

   • 双方各执一份原件，并建议通过EMS邮寄留存凭证；
     
   • 若涉及保证金退还，可附《保证金退还申请表》作为附件。

4. 备案要求（如需）
   若项目涉及政府采购或国企招标，需根据《政府采购法》或《招标投标法》要求，向监管部门备案终止协议。

示例条款参考：
“双方确认：自本声明签署之日起，中标通知书自动失效，双方互不承担因未签订合同产生的违约责任。招标方应于X个工作日内退还中标方提交的投标保证金人民币XX元。”

如有具体文件起草需求或条款细节需进一步确认，可直接向我咨询，我会结合项目实际情况提供针对性建议。