人事在记录续签合同已给员工这一事项时，可通过以下方式确保记录的规范性和法律效力：

1. 书面签收记录
   最直接的方式是要求员工在收到续签合同后签署《文件签收单》，明确记录：

   • 文件名称（如“劳动合同续签协议”）；
     
   • 签收日期；
     
   • 员工签名及身份证号（防止代签）；
     
   • 签收方式（如“当面签收”或“邮寄签收”）。
     法律依据：根据《民法典》第469条，书面形式是合同成立的有效方式，签收单可作为员工已收到文件的直接证据。

2. 邮件/短信确认
   若通过电子方式发送合同，可要求员工回复确认邮件或短信，内容需包含：

   • 明确表示“已收到续签合同”；
     
   • 确认合同内容无异议（可选）；
     
   • 员工姓名及日期。
     注意：电子证据需保留原始载体（如手机短信、邮箱原始记录），避免删除或篡改。

3. 系统留痕（如适用）
   若公司使用HR管理系统或电子签章平台，可通过系统生成操作日志，记录：

   • 合同发送时间；
     
   • 员工登录系统查看/签署的时间；
     
   • IP地址或设备信息（辅助证明操作主体）。
     优势：系统记录具有客观性，难以伪造，但需确保系统符合《电子签名法》要求（如可靠电子签名）。

4. 公证或第三方见证（特殊情况）
   若员工拒签或存在争议，可考虑通过公证处公证送达过程，或邀请工会、职工代表见证，但成本较高，仅建议用于高风险案件（如涉及巨额赔偿的合同）。

风险提示：

• 避免仅口头告知或单方面记录（如仅在考勤表备注），此类证据证明力较弱；
  
• 若员工拒签，需保留沟通记录（如微信、邮件）并尽快咨询律师，避免超过劳动合同终止期限导致违法解除风险。
  

如有具体操作疑问或需设计签收模板，可直接向我咨询。