核心结论：针对“订金单据没有拿过来但已退还”的情况，关键在于确认订金退还的合法性及证据留存，具体可从以下角度分析：

1. 订金退还的合法性

• 法律性质：订金通常被视为“预付款”或“诚意金”，与“定金”（具有担保性质）不同，订金在法律上一般不产生惩罚性后果。若双方未明确约定订金性质，退还通常不涉及违约责任。
• 合同约定：需检查双方是否签订书面合同或口头协议中关于订金退还的条款。若有明确约定（如“未成交则全额退还”），则退还行为合法；若无约定，需结合交易习惯或公平原则判断。
• 实际履行情况：若因买方原因导致交易未达成（如放弃购买），卖方通常有权不退还订金；但若因卖方原因（如无法交付货物）或双方协商一致，退还行为合法。

2. 单据缺失的风险与应对

• 证据留存：订金单据是证明支付及退还事实的关键证据。若单据未拿回，需通过其他方式固定证据，例如：
  • 转账记录：若订金通过银行转账支付，可保留转账凭证（如银行流水、电子回单）；
  • 沟通记录：保存与对方协商退还的聊天记录、邮件、录音等，证明双方对退还达成一致；
  • 证人证言：若有第三方见证退还过程（如中介、共同朋友），可请其出具书面证言。
• 风险防范：若单据可能被对方重复使用（如对方伪造未退还的证据），建议通过书面形式（如短信、邮件）要求对方确认“订金已退还且单据作废”，避免后续纠纷。

3. 若发生纠纷的解决路径

• 协商解决：优先与对方沟通，明确退还事实并要求补签书面确认文件（如《订金退还协议》）。
• 投诉或调解：若协商无果，可向消费者协会、行业协会或第三方调解机构申请调解（适用于消费类交易）。
• 诉讼或仲裁：若争议金额较大或对方拒不承认退还，可向法院起诉或依据合同约定申请仲裁，需提交上述证据证明退还事实。

4. 实务建议

• 未来交易中：
  • 明确约定订金性质（是“定金”还是“订金”）及退还条件；
  • 支付订金时要求对方出具加盖公章或签字的收据，并注明“交易未达成时全额退还”；
  • 退还时通过银行转账并备注“退还订金”，避免现金交易无痕迹。
• 当前情况：若已退还但无单据，建议尽快通过书面形式与对方确认退还事实，降低法律风险。

总结：订金单据缺失不影响退还行为的合法性，但可能增加举证难度。需通过转账记录、沟通记录等证据固定事实，并优先协商补签确认文件。若发生纠纷，可依法通过调解、诉讼等途径解决。如有具体细节需进一步分析，可直接向我咨询。