当甲方材料不到位时，你可以按照以下步骤和要点来撰写并发送催告函：

1. 明确催告函的基本结构：

   • 标题：直接写明“催告函”或“关于催促提供材料的函”。
   • 称谓：明确写明甲方的全称或负责人姓名。
   • 正文：
     • 引言：简要说明双方的合作背景或合同关系，以及你方已履行的主要义务。
     • 事实陈述：详细描述甲方未按约定提供材料的具体情况，包括材料名称、数量、应提供时间、实际未提供时间等。
     • 影响说明：阐述甲方材料不到位对你方工作进度、成本、质量等方面造成的具体影响。
     • 催告要求：明确要求甲方在收到催告函后的某个具体时间内（如7个工作日内）提供所需材料，并说明若甲方未按时提供，你方将采取的措施（如暂停工作、要求赔偿损失等）。
   • 结尾：表达你方希望双方能够友好协商解决此事，并保留进一步追究法律责任的权利。
   • 落款：写明你方的全称、日期，并加盖公章或签字。

2. 撰写催告函时的注意事项：

   • 语言要正式、严谨：避免使用模糊或口语化的表达，确保催告函的法律效力。
   • 事实要准确、具体：提供详细的时间、地点、人物、事件等信息，以便甲方能够准确理解你方的诉求。
   • 要求要合理、明确：催告要求应具体、可行，避免提出过于苛刻或模糊的要求。
   • 保留证据：在发送催告函前，确保你方已收集并整理好相关证据，如合同、往来邮件、会议记录等，以备不时之需。

3. 发送催告函的方式：

   • 邮寄：通过邮政EMS或挂号信等方式邮寄催告函，并保留好邮寄凭证。
   • 电子邮件：若双方有约定或甲方同意，也可以通过电子邮件方式发送催告函，但需确保邮件内容完整、清晰，并保留好发送记录。
   • 当面送达：在条件允许的情况下，也可以当面将催告函送达甲方，并要求甲方签收或出具收条。

示例催告函：

催告函

致：[甲方全称]

我方与贵方于[合同签订日期]签订了[合同名称]，约定贵方应于[应提供材料日期]前向我方提供[材料名称及数量]。然而，截至本催告函发出之日，贵方仍未履行上述义务，导致我方工作进度受到严重影响。

根据合同约定及双方合作精神，我方现正式催告贵方：请贵方在收到本催告函后的7个工作日内，向我方提供所需材料。若贵方未按时提供，我方将不得不暂停相关工作，并保留追究贵方违约责任的权利。

我方希望双方能够友好协商解决此事，避免不必要的法律纠纷。若贵方有任何疑问或需要进一步沟通，请随时与我方联系。

特此催告！

[你方全称]

[日期]

在撰写和发送催告函过程中，如有任何疑问或需要进一步的法律帮助，请随时向我咨询。