《政府信息公开条例》第三十六条第四项与第五项的适用核心在于区分“信息不存在”与“非本机关公开职责”两种情形，具体适用需结合信息检索记录、职责划分依据及程序合法性综合判断。以下从法律条文、适用条件、实务要点三个维度展开分析：

一、条文内容对比

1. 第四项：
   “经检索没有所申请公开信息的，告知申请人该政府信息不存在”。
   适用前提：行政机关已履行合理检索义务，确认信息未制作、未获取或已灭失。
   关键点：需保留检索记录（如系统查询截图、档案调取记录）作为证明。

2. 第五项：
   “所申请公开信息不属于本行政机关负责公开的，告知申请人并说明理由；能够确定负责公开该政府信息的行政机关的，告知申请人该行政机关的名称、联系方式”。
   适用前提：信息客观存在，但职责分工上不属于该机关公开范围（如跨部门信息、垂直管理部门信息）。
   关键点：需明确职责划分依据（如“三定方案”、规范性文件），并尽可能指引正确公开主体。

二、实务中易混淆的情形及处理

1. 信息“不存在”与“非本机关职责”的边界：

   • 若信息从未由本机关制作或获取（如申请市场监管局公开环保处罚信息），应适用第五项，说明职责归属并指引至生态环境部门。
     
   • 若信息曾存在但已依法销毁（如超过保存期限的档案），应适用第四项，说明信息灭失原因及依据。

2. 联合发文信息的处理：

   • 若申请公开联合发文文件，牵头部门应适用第五项指引至协办部门，或直接公开（若牵头部门保存了完整文件）。
     
   • 例外：若协办部门单独保存了文件副本，申请人向协办部门申请时，协办部门不得以“非牵头部门”为由拒绝公开。

3. 程序合法性要求：

   • 适用第四项时，需在答复中载明检索范围、方式、时间（如“经查询2020-2023年档案系统，未找到相关文件”）。
     
   • 适用第五项时，需附职责划分依据（如引用《XX市生态环境保护职责分工规定》第X条）。

三、风险防范建议

1. 对行政机关：

   • 建立信息检索台账制度，确保答复可追溯。
     
   • 涉及职责争议时，主动与相关部门协商或提请上级机关裁定，避免直接拒绝公开引发复议诉讼。

2. 对申请人：

   • 若认为答复错误，可要求行政机关出具书面检索证明或职责依据。
     
   • 对“信息不存在”答复不服的，可申请行政复议或提起诉讼，要求法院审查检索程序合法性。

提示：政府信息公开案件中，行政机关败诉率较高的原因多为答复程序瑕疵（如未留存检索记录、未说明职责依据）。若您遇到具体案件，可提供更多细节（如申请内容、答复全文），我将进一步分析答复合法性及维权路径。