结论前置：您可以按照以下模板和要点撰写申请退还履约保证金的函件，确保内容完整、逻辑清晰，提高退还成功率。

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1. 函件核心结构与内容要点

（1）标题与称谓

• 标题：明确函件目的，如《关于申请退还XX项目履约保证金的函》。
• 称谓：顶格写明接收单位全称（如“XX医院财务部”或“XX医院采购办”），后接“负责人/经办人收”。

（2）正文内容

① 背景说明

• 简述合同基本信息：合同名称、编号、签订时间、双方主体（如“我司与贵院于202X年X月X日签订《XX采购/服务合同》”）。
• 明确保证金金额及支付方式：如“我司于合同签订后X日内向贵院指定账户支付履约保证金人民币XX万元（大写：XX万元整）”。

② 退还依据

• 合同条款：引用合同中关于保证金退还的具体条款（如“合同第X条约定，项目验收合格后X个工作日内无息退还保证金”）。
• 履约情况：说明合同已履行完毕且无争议，例如：
  
  • 项目已通过验收（附验收报告编号及日期）；
    
  • 无违约行为（如未发生质量纠纷、逾期交付等）；
    
  • 已提交全部结算资料（如发票、结算单等）。

③ 申请事项

• 直接提出退还请求，如“现合同履行期已届满且保证金退还条件已成就，恳请贵院于收到本函后X个工作日内退还保证金至我司指定账户”。
• 附账户信息：开户行、账号、户名（需与原支付账户一致）。

④ 结尾与附件

• 礼貌性结尾：如“感谢贵院支持，盼复为荷”。
  
• 附件清单：合同复印件、保证金支付凭证、验收报告、无违约证明等（根据医院要求补充）。

（3）落款

• 公司全称、盖章、日期、联系人及电话（确保医院可及时沟通）。

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2. 注意事项与风险提示

（1）合同条款优先

• 若合同未明确退还时间或条件，需结合《民法典》第587条（定金罚则）或第577条（违约责任）主张权利，但履约保证金通常不适用定金规则，需强调“无息退还”的公平性。

（2）证据完整性

• 确保附件材料齐全，避免因证据缺失导致医院拒退。例如：
  
  • 若合同未约定验收流程，需补充双方确认项目完成的书面记录；
    
  • 若存在口头争议，建议先通过书面函件固定事实（如“我司曾于X年X月X日致函贵院确认项目无质量问题”）。

（3）沟通策略

• 若医院拖延，可同步发送律师函或通过诉讼主张权利，但优先以友好协商解决。函件中可暗示法律手段（如“我司保留通过法律途径追索的权利”），但需保持克制语气。

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3. 示例模板

**关于申请退还XX项目履约保证金的函**  

XX医院财务部：  

我司与贵院于202X年X月X日签订《XX采购合同》（合同编号：XXX），约定我司向贵院支付履约保证金人民币XX万元（大写：XX万元整），用于担保合同履行。现合同已履行完毕（项目于202X年X月X日通过验收，验收报告编号：XXX），且无任何违约情形，根据合同第X条约定，恳请贵院于收到本函后10个工作日内退还保证金至以下账户：  

开户行：XXX  
账号：XXX  
户名：XXX  

附件：  
1. 《XX采购合同》复印件；  
2. 保证金支付凭证；  
3. 验收报告；  
4. 无违约情况说明。  

联系人：XXX 电话：XXX  

XX公司（盖章）  
202X年X月X日  

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如有其他细节需要调整（如医院有特殊流程要求），可进一步补充说明，我会协助完善函件内容。