物业公司签订物业合同后，由分公司实际管理服务物业小区，这一行为在法律上是合法的，但需满足一定条件。以下从不同角度进行详细分析：
一、法律背景与依据
《中华人民共和国公司法》的相关规定：
- 根据《公司法》第十四条，公司可以设立分公司。分公司不具有法人资格，其民事责任由公司承担。这意味着，分公司作为公司的分支机构，可以在公司的授权范围内进行经营活动，包括物业管理服务。
物业管理相关法律法规：
- 物业管理活动主要受《物业管理条例》等法规的规范。这些法规并未明确禁止分公司从事物业管理服务，只要分公司依法设立并取得相应的资质（如物业管理资质证书），即可在总公司的授权下开展业务。
二、合法性条件
分公司依法设立并取得资质：
- 分公司必须按照《公司法》和《公司登记管理条例》的规定进行设立登记，并取得营业执照。
- 如果物业管理服务需要特定的资质（如物业管理资质证书），分公司还需取得该资质。
总公司授权与合同约定：
- 总公司应明确授权分公司进行物业管理服务，并在物业合同中或通过其他书面形式对分公司的服务范围、责任等事项进行明确约定。
- 物业合同中应明确约定由分公司实际提供物业管理服务，并确保合同内容不违反法律法规的强制性规定。
分公司具备履行合同的能力：
- 分公司应具备提供物业管理服务所需的人员、设备、技术等条件，以确保能够按照合同约定履行服务义务。
三、可能存在的法律风险与防范
民事责任承担：
- 虽然分公司不具有法人资格，但其民事责任最终由总公司承担。因此，如果分公司因管理不善等原因导致业主损失，总公司需承担相应的赔偿责任。
- 防范建议：总公司应加强对分公司的管理和监督，确保分公司依法合规经营，并建立健全的风险防控机制。
合同效力问题：
- 如果物业合同中未明确约定由分公司实际提供服务，或者分公司未取得相应的资质，可能导致合同效力受到质疑。
- 防范建议：在签订物业合同时，应明确约定由分公司实际提供服务，并确保分公司具备相应的资质和条件。同时，合同内容应合法合规，避免违反法律法规的强制性规定。
四、实际操作建议
完善合同条款：
- 在物业合同中明确约定由分公司实际提供物业管理服务，并详细列明分公司的服务范围、责任、权利等事项。
- 确保合同内容合法合规，不违反法律法规的强制性规定。
加强分公司管理：
- 总公司应建立健全对分公司的管理制度和监督机制，确保分公司依法合规经营。
- 定期对分公司进行审计和检查，及时发现并纠正存在的问题。
及时沟通与协调：
- 总公司与分公司之间应保持密切的沟通与协调，确保物业管理服务的顺利进行。
- 对于业主的投诉和建议，应及时响应并妥善处理，以维护良好的业主关系。
综上所述，物业公司签订物业合同后由分公司实际管理服务物业小区是合法的，但需满足分公司依法设立并取得资质、总公司授权与合同约定、分公司具备履行合同的能力等条件。在实际操作中，应完善合同条款、加强分公司管理、及时沟通与协调，以确保物业管理服务的合法性和有效性。如有任何疑问或需要进一步的法律帮助，请直接向我咨询。