当公司决定不续签劳动合同并需要通知员工时，这是一个涉及员工权益和公司责任的重要环节。为了确保通知的合法性和有效性，同时维护双方的和谐关系，公司应当采取以下步骤来正式通知员工：

一、书面正式通知

公司应以书面形式正式通知员工合同到期后不再续签。书面通知具有法律效力，能够作为双方权益的凭证，避免后续可能出现的纠纷。

二、通知内容要点

通知内容应清晰明确，包含以下关键信息：

1. 合同到期日期：明确指出劳动合同的具体到期日，让员工清楚知晓合同终止的时间点。

2. 不续签决定：清晰表达公司决定不再续签劳动合同的立场，避免使用模糊或含糊不清的措辞。

3. 离职手续事宜：

   • 工作交接：告知员工需在规定期限内办理工作交接，包括工作资料、物品等的交接，确保工作的连续性和完整性。
   • 工资结算：说明工资结算截止日期，确保员工清楚其应得薪酬的支付情况，包括可能的加班费、奖金等。
   • 离职证明：提及离职证明的开具时间及方式，离职证明是员工后续求职或办理相关手续的重要依据。

4. 经济补偿说明：根据相关法律法规，公司应依法支付员工相应的经济补偿。通知中应明确经济补偿的标准和计算方式，如按员工在本单位工作的年限，每满一年支付一个月工资的标准等。

三、送达方式及凭证

通知应送达员工本人，可以通过以下方式：

1. 直接送达：将通知直接交给员工，并要求员工签字确认收到。这种方式最为直接有效，能够确保员工及时收到通知。

2. 邮寄送达：若无法直接送达，可以选择邮寄方式送达通知。邮寄时，应选择可靠的快递公司，并留存好邮寄凭证，如快递单号、签收记录等，以证明通知已有效送达。

四、提前通知的合理性

虽然相关法律并未强制要求公司必须提前多长时间通知员工不续签，但从公平合理及保障员工权益的角度出发，公司通常应提前适当时间通知员工。一般来说，提前一个月左右通知较为适宜，这样员工有足够时间对后续事宜进行安排和准备。

五、示例通知模板

以下是一个不续签合同通知书的示例模板，供您参考：

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不续签合同通知书

经公司综合评估，决定不再与你续签劳动合同。劳动合同将于[合同到期日期]到期，公司特此通知你，双方劳动关系将于该日期终止。

公司作出此决定的主要原因如下：

1. [具体原因1，如业务调整、岗位撤销等]
2. [具体原因2，如员工绩效不达标、公司战略转型等]

根据相关法律法规，公司将依法支付你相应的经济补偿。经济补偿标准为：按你在本单位工作的年限，每满一年支付一个月工资的标准向你支付。六个月以上不满一年的，按一年计算；不满六个月的，向你支付半个月工资的经济补偿。月工资是指你在劳动合同解除或者终止前十二个月的平均工资。

请你在接到本通知后，于[指定日期]前办理工作交接等离职手续。如有任何疑问或需要进一步沟通，请与公司人力资源部联系，联系电话：[电话号码]。

[公司名称] [通知日期]

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通过遵循上述步骤和要点，公司可以确保不续签劳动合同的通知既合法又有效，同时维护双方的和谐关系。