当劳动合同到期，用人单位决定不与员工续签时，确实需要遵循一定的法律程序和通知要求，以确保整个过程的合法性和合规性。以下是一份详细且清晰的通知流程指南：

一、明确法律依据与决策

首先，用人单位应明确《中华人民共和国劳动合同法》中关于劳动合同终止和经济补偿的相关规定。在劳动合同期满前，经过内部决策程序，确定是否与员工续签劳动合同。若决定不续签，需确保该决定符合法律法规和公司的规章制度。

二、准备书面通知

1. 通知内容：

   • 标题：应明确标注为“劳动合同到期不续签通知书”。
   • 正文：
     • 包含员工的姓名、性别、身份证号码、岗位等基本信息。
     • 指出劳动合同的起始日期和到期日期。
     • 清楚表明公司决定在合同到期后不再与员工续签劳动合同。
     • 根据法律规定，说明是否支付经济补偿及具体金额（如有）。
     • 告知员工需要办理的离职手续的具体流程和时间节点，如工作交接、归还公司财物等。
     • 可补充对员工在合同期内工作表现的感谢和祝愿。

2. 注意事项：

   • 语言要正式、规范，避免使用模糊或歧义的表述。
   • 确保通知中提到的所有信息都是准确无误的，特别是经济补偿的金额和支付方式。

三、选择送达方式

1. 直接送达：

   • 将书面通知直接交给员工本人，并要求其签收确认。这是最为直接和有效的方式。
   • 若员工拒绝签收，可记录拒绝签收的情况，并通过其他方式送达。

2. 邮寄送达：

   • 使用挂号信或快递等方式将通知寄送给员工，保留好邮寄凭证和回执。
   • 在邮寄凭证上详细注明通知的标题和内容，以便在需要时证明已送达。

3. 电子邮件送达（如适用）：

   • 若公司与员工之间有通过电子邮件沟通工作事宜的习惯，且员工同意以电子邮件作为通知送达的方式，可将通知发送至员工的电子邮箱。
   • 但需注意，电子邮件送达可能存在被忽略或删除的风险，因此建议结合其他送达方式使用，并保留发送记录。

4. 公告送达（仅在无法联系到员工本人的情况下）：

   • 在公司内部公告栏或其他显著位置张贴通知，并在公司官方网站、内部办公系统等平台发布。
   • 公告期一般为合理的期限，如30日，以确保员工有足够的时间了解通知内容。

四、面谈沟通（可选但推荐）

在书面通知发出后，用人单位可提前与员工预约面谈时间和地点，进行进一步的沟通。面谈时，应以平和、诚恳的态度开场，感谢员工在合同期内的工作贡献，并简要、客观地向员工说明公司不续签的原因。同时，给员工充分的时间表达自己的想法和意见，认真倾听并做好记录。面谈结束后，将谈话内容进行书面记录，并由双方签字确认。

五、支付经济补偿（如适用）

根据《中华人民共和国劳动合同法》的规定，除用人单位维持或者提高劳动合同约定条件续订劳动合同而劳动者不同意续订的情形外，劳动合同期满终止的，用人单位应向劳动者支付经济补偿。经济补偿按劳动者在本单位工作的年限计算，每满一年支付一个月工资的标准；六个月以上不满一年的，按一年计算；不满六个月的，支付半个月工资的经济补偿。用人单位应确保经济补偿的支付及时、准确。

六、协助办理离职手续

在劳动合同到期后，用人单位应与员工办理离职手续，包括结清工资、转移社保关系、归还公司财物等。用人单位需安排人员配合员工完成工作交接，并记录确认交接情况。同时，为员工出具终止劳动合同的证明，并在15日内为其办理档案和社会保险关系转移手续。

七、注意事项

1. 避免不当言语：在通知过程中，用人单位应避免使用不当言语或行为，以免影响员工的情绪和稳定性。
2. 确保内容真实：通知内容应真实、客观，避免误导或虚假信息，以免引发法律纠纷。
3. 保留证据：无论是书面通知还是面谈沟通，都要注意保留相关证据，如通知文件、快递单据、面谈记录等，以备后续可能出现的劳动争议。
4. 关注员工反馈：在通知后，用人单位应关注员工的反应和反馈，及时解答员工疑问，处理好相关问题。

通过遵循上述步骤和注意事项，用人单位可以确保在合同到期不续签时，能够依法、合规地处理与员工的劳动关系，维护双方的合法权益。