在撰写合同存续期间终止合同的函件时，关键在于确保内容清晰、准确，并严格遵循法律法规的要求。以下是一份详细的合同终止函撰写指南及示例，供您参考：

合同终止函撰写指南

1. 标题明确：

   • 函件标题应明确标注为“合同终止函”，以突出函件的主要目的。

2. 双方信息完整：

   • 包括发函方和收函方的全称、详细地址、联系方式，确保函件能够准确送达并便于后续沟通。

3. 引言简明：

   • 简要说明发函目的，即通知对方关于某份合同的终止决定。

4. 合同基本信息准确：

   • 列明合同的名称、编号、签订日期等关键信息，以便对方准确识别合同。

5. 终止原因合法合规：

   • 清晰、明确地阐述终止合同的具体原因，如合同到期、双方协商一致、一方违约等，并确保原因符合合同约定或相关法律法规。

6. 终止日期明确：

   • 明确指出合同终止的具体日期，该日期应符合合同约定或相关法律法规的规定。

7. 善后事宜安排清晰：

   • 详细列出合同终止后的相关善后事项，如物品返还、款项结算、保密义务等，并设定合理的完成期限。

8. 争议解决机制明确：

   • 如因合同终止产生任何争议，双方应首先通过友好协商解决；协商不成时，可提交至约定的仲裁机构或法院进行裁决。

9. 结束语礼貌且专业：

   • 表达希望对方积极配合办理相关手续的意愿，并感谢对方的合作。

合同终止函示例

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[您的公司全称]
[您的公司地址]
[城市, 省份, 邮编]
[日期]

[对方公司全称]
[对方公司地址]
[城市, 省份, 邮编]

主题：关于[合同名称及编号]的终止通知

尊敬的[对方公司名称]：

我方特此致函，正式通知您关于[具体合同名称及编号]的终止事宜。鉴于[详细阐述终止合同的具体原因，如“双方协商一致决定提前终止合同”或“因对方严重违约，我方依据合同第X条行使终止权”]，我方决定于[具体终止日期]起终止该合同的执行。

一、合同终止依据

请参阅合同中第[具体条款编号]条，该条款明确规定了[终止条件或情形]。根据此条款及实际情况，我方有权终止合同，并已满足所有必要的条件和程序。

二、后续事宜处理

1. 请贵方于[具体日期]前完成以下事宜：

   • 交接工作：包括但不限于[列举需交接的工作内容或物品]。
     
   • 结算款项：请贵方核对并结清至终止日前的所有应付款项。
     
   • 返还资料：请贵方返还我方提供的所有文件、资料及设备。
     

2. 关于合同终止后的责任与义务，双方应继续遵守合同中关于终止后事项的约定，包括但不限于保密义务、违约责任等。

3. 如因合同终止产生任何争议，双方应首先通过友好协商解决；协商不成时，可提交至[约定的仲裁机构或法院名称]进行裁决。

三、其他事项

感谢贵方在过去的合作中给予的支持与配合。尽管合同即将终止，但我方期待未来有机会再次与贵方携手合作。

请贵方确认收到本函后，于[具体回复期限]内以书面形式回复我方，确认合同终止事宜及相关后续安排。同时，请贵方指定联系人及联系方式，以便双方就后续事宜进行进一步沟通。

本函自发出之日起生效，我方将保留所有法律权利及追索权（如有）。

此致
敬礼！

[您的公司名称]
[您的职位/身份]
[联系电话]
[电子邮箱]

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在撰写合同终止函时，请务必仔细审查合同条款，确保终止行为的合法性和合规性。如有必要，建议咨询专业律师的意见，以确保函件的准确性和有效性。