针对您提出的问题，即员工因未签订劳动合同和未交社保而自己离职，并写了被迫离职书的情况，以下是我们作为用人单位应该采取的步骤和建议：

一、确认离职事实与原因

1. 沟通确认：
   • 通过邮件、即时通讯工具等内部沟通渠道，向员工确认其离职意愿、离职原因以及实际情况，并保留好沟通记录。
   • 特别注意员工提出的“被迫离职”理由，是否涉及未签订劳动合同和未交社保的问题。

二、完善离职手续

1. 办理离职：
   • 即使员工自动离职，也应按照公司规定为其办理离职手续，包括工作交接、财物归还、考勤核算、工资结算等。
   • 制作《离职手续办理清单》，并尽量让员工签字确认。如果员工不配合，也需保留相关文件证明已履行义务。

三、工资与福利结算

1. 及时结算：
   • 及时结算员工的工资，包括未休年假、调休等福利。
   • 通过银行转账等方式支付，并保留支付凭证。

四、出具离职证明与社保处理

1. 离职证明：

   • 在解除或终止劳动合同时，为员工出具解除或终止劳动合同的证明。
   • 在十五日内为员工办理档案和社会保险关系转移手续。

2. 社保补缴：

   • 如果确实存在未交社保的情况，应与员工协商补缴事宜，并尽快办理补缴手续。

五、防范法律风险

1. 证据收集：

   • 收集并保存好员工的入职登记表、考勤记录、工作成果记录、工资发放记录及沟通记录等证据。
   • 这些证据在应对可能的劳动纠纷时至关重要。

2. 法律咨询：

   • 如果情况复杂或涉及法律风险较高，建议咨询专业律师以获取更具体的法律建议。

六、应对劳动仲裁或诉讼

1. 准备应对：
   • 如果员工提起劳动仲裁或诉讼，用人单位应积极准备相关证据和材料以应对。
   • 特别注意员工可能提出的双倍工资、经济补偿金等诉求。

七、总结与反思

1. 问题反思：

   • 反思为何会出现未签订劳动合同和未交社保的情况，是流程漏洞还是管理疏忽？
   • 针对问题制定改进措施，避免类似情况再次发生。

2. 规范用工：

   • 加强用工管理，确保所有员工都签订劳动合同并按时缴纳社保。
   • 定期对用工情况进行自查和整改，确保用工合规性。

综上所述，面对员工因未签订劳动合同和未交社保而提出的被迫离职情况，用人单位应积极应对、完善手续、防范风险，并努力与员工协商解决争议。如果协商不成，应做好应对劳动仲裁或诉讼的准备。同时，也应加强用工管理，确保用工合规性。