单位把我的似同工龄档案给我自己保管行了吗-朱佑敏律师｜法行宝

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2025-03-15 劳动纠纷

单位将视同工龄档案交给员工个人保管是不合法的。

一. 单位应负责保管员工档案

根据《中华人民共和国档案法》及相关规定，员工的人事档案，包括视同工龄档案，应由单位负责统一保管，确保档案的完整、真实和安全。
单位将档案交给员工个人保管，违反了档案管理的基本原则，也可能导致档案的丢失、篡改或损毁。

二. 视同工龄档案的重要性

视同工龄档案是员工工作年限、薪资待遇、社会保险等重要信息的记录，对于员工的权益保护至关重要。
如果档案丢失或损毁，可能影响到员工的退休待遇、社会保险待遇等合法权益。

三. 单位应承担的责任

单位应建立健全档案管理制度，明确档案管理的责任人和职责，确保档案的妥善保管。
如果因单位管理不善导致档案丢失或损毁，单位应承担相应的法律责任，并赔偿员工因此受到的损失。

我建议：你应尽快与单位沟通，要求单位收回你的视同工龄档案，并妥善保管。如果单位拒绝或无法妥善保管，你可以向当地劳动监察部门投诉，维护自己的合法权益。如有进一步需要，您可以继续咨询我。

档案在自己手里，一般不算工龄。工龄的计算通常与个人的工作经历、社保缴纳记录以及档案的存放情况紧密相关。以下是对这一问题的详细解释：工龄的定义与计算工龄，简而言之，就是个人参加工作的年限。在法律上，工龄的计算往往与社保缴纳、劳动合同签订以及档案的存放和管理等因素有关。一般来说，只有当个人在正规单位工作，且单位按照法律规定为其缴纳社保、管理档案时，这段时间才能被计入工龄。档案在自己手里的情况档案未存入正规机构：如果个人的档案一直保存在自己手中，而没有存入具有档案管理权限的正规机构（如人才市场、单位人事部门等），那么这段时间通常不会被计入工龄。因为工龄的计算需要依据档案中的工作经历记录，而个人手中的档案往往无法得到有效的管理和更新。档案缺失或损坏：即使档案曾经存入过正规机构，但如果因为个人原因（如私自取出、保管不善等）导致档案缺失或损坏，也可能影响工龄的计算。因为档案的完整性和真实性是工龄计算的重要依据。法律建议与后果及时存入档案：为了避免工龄计算出现问题，建议个人将档案及时存入具有档案管理权限的正规机构。这样不仅可以确保档案的安全和完整，还可以为工龄的计算提供有力的依据。咨询相关部门：如果个人对工龄的计算有疑问或不确定自己的档案是否会影响工龄，可以咨询当地的人社部门或相关单位的人事部门。他们可以根据个人的具体情况和档案记录，给出准确的答复和建议。法律后果：如果因为档案问题导致工龄计算不准确或缺失，可能会影响个人的社保待遇、退休金领取等权益。因此，个人应该重视档案的管理和存放问题，确保自己的权益不受损害。特殊情况说明在某些特殊情况下，如个人曾经从事过临时工、合同工等非正规就业形式，且这些经历没有在档案中留下记录，那么这些时间可能无法被计入工龄。但是，如果个人能够提供其他有效的证明材料（如工资单、工作证等），也可以尝试向相关部门申请认定工龄。总结来说，档案在自己手里一般不算工龄。为了确保工龄的准确计算和个人权益的保障，建议个人将档案及时存入正规机构，并咨询相关部门以获取准确的答复和建议。如果有任何法律疑问或需要进一步的帮助，请随时向我咨询。

您好，关于您提出的“退休以后单位没了档案自己保管可以吗”这个问题，我需要给您一个明确且负责任的回答：退休后，个人档案不应由自己保管。首先，我们要明确档案的重要性和作用。档案是记录个人学习、工作经历、政治面貌、品德作风等重要信息的文件材料，它对于个人来说具有极高的价值，特别是在办理退休、申报职称评审、核定社保待遇等事项时，档案是不可或缺的重要依据。接下来，我们分析为什么档案不能由个人保管：档案的真实性和完整性：档案需要保持其原始性和完整性，以确保其真实性和可信度。如果档案由个人保管，可能会因为各种原因（如丢失、损毁、篡改等）导致档案的真实性和完整性受到损害。档案管理的专业性：档案管理是一项专业性很强的工作，需要专业的知识和技能。个人往往缺乏这方面的专业知识和经验，难以对档案进行科学、有效的管理。法律法规的要求：根据相关法律法规的规定，个人档案应由具有档案管理权限的单位或机构进行保管。个人私自保管档案是违法的，也可能会因此承担相应的法律责任。那么，退休后档案应该如何处理呢？如果您退休前是在机关、国有企事业单位工作，您的档案通常会由原单位转递至您的退休管理单位或当地的人才交流服务中心进行保管。如果您退休前是在民营企业工作或暂时没找到合适的工作，您的档案可能会由户籍所在地或现居住地的流动人员人事档案管理服务机构保管。为了确保档案的安全和有效利用，我建议您采取以下措施：及时查询档案状态：您可以通过关注地方人才中心公众号、电话查询或线下查询等方式，确认您的档案是否已经妥善存放。保持档案的连续性：如果您在退休后继续参加社会活动或工作，请确保您的档案能够及时更新和补充，以保持其连续性和完整性。遵守档案管理规定：请严格遵守档案管理规定，不要私自保管或转递档案，以免给自己带来不必要的麻烦和损失。总之，档案是个人重要的信息资料，必须得到妥善保管和有效利用。希望我的解答能够对您有所帮助，如果您还有其他问题或需要进一步的帮助，请随时告诉我。

您好，关于您提出的“买断工龄档案是否可以自己保管”的问题，这是一个涉及档案管理和社保政策的重要问题，我来为您详细解答。首先，需要明确的是，买断工龄后的档案，个人是不应该自行保管的。档案是记录个人学习、工作经历、政治面貌等重要信息的文件，对于个人的职业发展、社保办理、退休手续等都有着至关重要的作用。因此，档案的管理需要遵循严格的规定和程序。根据相关规定，档案的转递应通过机要交通或单位专人送取等方式进行，确保档案的安全和完整。同时，档案需要严密包封，并填写档案转递通知单。人才中心等档案管理机构通常不接收个人自带的档案，也不接收私自拆封的档案。这是因为个人保管档案可能存在诸多风险，如档案丢失、损坏、篡改等，这些都会给个人带来不必要的麻烦和损失。那么，如果您的档案目前在自己手中，应该如何处理呢？联系原单位：首先，您可以尝试联系原单位的留守人员或上级主管单位，了解他们是否可以重新审核密封您的档案，并按照规定的方式转递档案。向户口所在地区县劳动保障行政部门申请：如果原单位无法处理，您可以向户口所在地区县劳动保障行政部门提出档案材料认定和接转申请。申请时，需要携带本人户口簿原件、身份证原件、自持的职工档案及认定申请书等相关材料。等待审核与认定：受理窗口单位会对您的档案材料进行初步查验，并根据档案材料记载的内容，对其符合国家和本市规定的视同缴费年限的连续工龄予以审查认定。这个过程通常需要一定的时间，请您耐心等待。档案封装与转移：审核认定后，受理窗口单位会将认定意见告知您，并封装档案袋。封装时会在封条上加盖“档案接转专用章”。之后，根据您的就失业状况和意愿，档案会被转移至相应的机构进行保管。总之，买断工龄后的档案不应该由个人自行保管。为了确保档案的安全和完整，以及后续社保办理、退休手续等顺利进行，建议您尽快按照上述步骤处理您的档案问题。希望这个解答能够对您有所帮助，如果您还有其他问题或需要进一步的帮助，请随时告诉我。

结论：国企辞职后，单位通常不会直接将档案交由本人保管，而是会通过正规渠道转递至新单位或指定机构。以下是详细说明：档案保管的法律规定根据《企业职工档案管理工作规定》第十八条，企业职工调动、辞职等情形下，档案应通过机要交通或专人送取方式转递，严禁个人自带档案。国企作为档案管理的规范主体，需严格遵守这一规定，避免档案丢失、篡改等风险。档案转递的常见流程新单位接收：若您已入职新单位（如私企、外企等），国企会将档案转递至新单位或其委托的档案管理机构（如人才市场）。退回原籍：若您暂未就业或新单位不接收档案，国企可能将档案转回您户籍所在地的人才交流中心或公共就业服务机构。自行申请转递：您需向原单位提供新单位或档案管理机构的调档函，明确接收地址和联系方式，原单位据此办理转递手续。个人保管档案的风险档案失效：档案自带可能导致材料缺失、盖章失效等问题，影响后续职称评定、社保办理等。法律责任：若档案在个人手中被篡改或损毁，可能承担法律责任，且接收单位有权拒收。特殊情况处理单位违规操作：若原单位坚持将档案交由您本人，您应明确拒绝，并要求其按流程转递。若单位拒不改正，可向当地劳动监察部门投诉。档案滞留原单位：若您未及时办理转递手续，档案可能暂存原单位，但长期滞留可能影响工龄计算、退休手续办理等，建议尽快处理。建议行动：联系原单位人事部门，确认档案转递流程及所需材料（如调档函、身份证等）。若新单位不接收档案，提前联系户籍地人才市场，了解存档要求并开具调档函。全程留存书面沟通记录（如邮件、短信），以备后续维权需要。如有其他疑问，欢迎随时向我咨询。

您好，关于个人档案是否可以由用人单位保管的问题，这主要取决于用人单位的性质以及您的就业情况。首先，我们需要明确的是，个人档案，特别是人事档案，是记录个人政治面貌、学习经历和工作经历的重要文件，它对于办理职称评审、报考公务员、入党政审、养老待遇核准等事项都至关重要。因此，档案的保管需要遵循严格的规定和程序。对于机关、国有企事业单位的在职职工，他们的人事档案通常由所在单位的人事部门或档案管理部门进行保管。这是因为这些单位具有人事档案保管权，能够确保档案的安全、完整和有效利用。然而，对于非公单位就业、灵活就业、自主创业以及暂未就业的高校毕业生等流动人员，他们的人事档案则不能由用人单位直接保管。相反，这些档案应该存放在户籍所在地或工作所在地的流动人员人事档案管理服务机构。这些机构是专门负责流动人员人事档案的收集、整理、保管、利用和转递等工作的，能够确保档案的规范管理和有效利用。具体来说，如果您是非公单位就业或暂未就业的高校毕业生，您的档案应该转递到就业创业地或户籍地的公共就业人才服务机构进行保管。如果您是灵活就业人员，您的档案也可以由户籍所在地的流动人员人事档案管理服务机构进行管理。此外，我还想提醒您几点：档案严禁个人保管、携带和转递。这是为了确保档案的真实性和完整性，防止档案在个人手中丢失或损坏。档案存放不收取费用。自2015年1月1日起，我国已取消收取人事关系及档案保管费、查阅费、证明费、档案转递费等名目的费用。档案内的信息有变化时，应及时更新。如果您的学习经历、工作经历等发生变化，应及时将相关材料交给档案管理服务机构进行归档，以确保档案的准确性和时效性。综上所述，个人档案是否可以由用人单位保管取决于用人单位的性质和您的就业情况。对于大多数流动人员来说，他们的档案应该存放在流动人员人事档案管理服务机构进行保管。希望这些信息能够对您有所帮助。如果您还有其他问题或需要进一步的帮助，请随时告诉我。

单位倒闭后，档案一般不应交由自己保管。以下从不同角度为你详细分析：法律角度根据我国相关法律法规，档案属于重要的个人资料，其管理有着严格的规定。单位倒闭后，档案的保管责任并不会自然转移到个人手中。个人自行保管档案可能面临诸多法律风险，比如档案丢失、损毁等，一旦发生这些情况，可能会影响到个人的权益，如社保缴纳、工龄计算、职称评定等。而且，在法律上，个人并不具备保管档案的合法资质和条件，自行保管档案可能违反档案管理规定。实际操作角度档案转接流程：单位倒闭后，正确的做法是将档案转交至当地的人才市场、就业服务中心或者相关的档案管理机构。这些机构具备专业的档案管理能力和条件，能够确保档案的安全和完整。一般来说，单位在倒闭前或者倒闭后，应该按照规定将员工的档案进行妥善处理，转交至上述机构。如果单位没有履行这一义务，员工可以主动与单位沟通，要求其按照规定办理档案转接手续。自行保管的弊端：如果档案交由自己保管，在后续需要使用档案时，可能会遇到诸多麻烦。比如，在办理社保转移、退休手续等时，相关部门通常要求档案由正规的档案管理机构保管，个人自行保管的档案可能不被认可。此外，档案的更新、补充等也无法正常进行，可能会影响到个人的职业发展和其他权益。特殊情况处理如果单位确实已经倒闭，且无法联系到相关负责人办理档案转接手续，你可以向当地的劳动保障部门或者档案管理部门寻求帮助。他们可以根据具体情况，指导你如何处理档案问题，比如协助你联系原单位的上级主管部门或者相关机构，将档案转交至合适的档案管理机构。建议：单位倒闭后，不要自行保管档案，应积极与单位沟通或者向相关部门寻求帮助，确保档案得到妥善保管。如果你在处理档案问题过程中遇到任何法律疑问或者困难，可以直接向我咨询，我会为你提供专业的法律建议和帮助。

国企合同工的档案保管情况并非一概而论，而是取决于多种因素，包括国企的管理制度、合同工的具体岗位以及相关法律法规的规定等。以下从几个角度进行详细分析：国企管理制度：不同的国企可能有不同的管理制度和规定。一些国企可能会选择自行保管员工的档案，包括合同工的档案，以便更好地管理和利用这些档案信息。另一些国企则可能选择将档案保管工作外包给专业的档案管理机构或人才交流中心，以减轻自身的管理负担并确保档案的安全性和专业性。合同工岗位性质：合同工的岗位性质也可能影响档案的保管方式。例如，对于一些涉及国家秘密或重要商业秘密的岗位，国企可能会更加严格地管理档案，包括自行保管或采取其他安全措施。对于一些普通岗位，国企则可能更加灵活地处理档案保管问题，根据实际情况选择自行保管或外包。相关法律法规：根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规的规定，企业有义务妥善保管员工的档案，并确保档案的完整性和安全性。然而，这些法律法规并未明确规定国企必须自行保管合同工的档案。因此，国企在档案保管方面享有一定的自主权，可以根据自身情况和法律法规的要求来选择合适的档案保管方式。法律建议：对于国企合同工而言，如果关心自己的档案保管情况，可以首先查阅与国企签订的劳动合同或相关规章制度，了解国企在档案保管方面的具体规定。如果合同或规章制度中未明确规定档案保管方式，或者对规定存在疑问，可以向国企的人力资源部门或档案管理部门咨询，以获取更准确的信息。如果发现国企在档案保管方面存在违法行为或不当行为，如擅自销毁、篡改或泄露档案等，可以向相关部门投诉或寻求法律援助，以维护自己的合法权益。可能后果：如果国企未按照法律法规的要求妥善保管员工的档案，可能会面临行政处罚或民事赔偿等法律责任。对于合同工而言，如果档案丢失或损坏，可能会影响其未来的职业发展、社保缴纳、退休待遇等方面。因此，国企和合同工都应高度重视档案保管问题。如有任何关于国企合同工档案保管或其他法律问题的疑问，可以直接向我咨询。

针对您提出的“职工档案在自己手里20多年怎么办”的问题，这确实是一个需要重视且及时处理的情况。根据国家相关档案管理规定，个人是不允许长期保管自己或他人档案的，因为这可能影响到档案材料的真实性和完整性，进而影响到档案的法律效力。针对您的情况，我建议您按照以下步骤来处理：档案审核与密封：首先，您需要尽快联系原存档单位（可能是您之前的工作单位或学校），请求他们对档案进行审核。审核的目的是确认档案材料是否真实、无涂改，并确保所有必要材料都齐全。如果档案材料完整且真实，原存档单位应对档案进行密封、盖章，使其重新具有法律效力。档案转递：审核并密封档案后，您需要通过机要通信、专人送取或邮政特快等给据邮件方式将档案转递至所需的存档机构，如当地的人才交流服务市场或人力资源和社会保障局。请注意，自行携带档案转递是违反档案管理规定的，任何单位都可能因此拒收档案。处理档案丢失或损坏情况：如果在审核过程中发现档案材料有丢失或损坏，您需要尽快找出具材料的相关单位进行补办。如果无法补齐原件，相关单位应补充出具证明，并经过审核、密封、盖章等程序后，再行转递。激活“死档”（如适用）：档案在自己手里超过2年可能会变成“死档”。但根据您的情况，虽然档案在您手里已经20多年，但仍有激活的可能。如果您未超过35岁，可以直接去人才市场补办存档手续。如果您已超过35岁，虽然激活难度增加，但仍可以尝试按照非普通高等院校毕业生身份，携带身份证、学历证、户口簿等材料到当地的人才交流服务市场重新办理存档。确认存档情况：在档案转递后，建议您与存档机构联系，确认档案是否已经成功转到，并了解存档的具体情况和后续管理事宜。最后，我想强调的是，档案管理是一项严肃且重要的工作，它关系到您的个人权益和未来发展。因此，我建议您尽快处理这个问题，以免给您的生活和工作带来不必要的麻烦。如果您在处理过程中遇到任何困难或疑问，可以随时咨询当地的人才交流服务市场或人力资源和社会保障局等相关部门。