在投标时采用分公司缴纳社保人员是否合法，这个问题需要根据具体的招标文件和相关法律法规来综合判断。以下是对这一问题的详细解答：
一、一般情况下的规定
主体资格差异：
- 总公司与分公司在法律上是不同的主体，分公司通常不具有独立的法人资格，其民事责任由总公司承担。在业务活动和人员管理层面，两者虽然有一定的独立性，但在法律层面上仍视为一体。
投标要求的针对性：
- 招标文件往往明确要求投标人提供本公司人员的社保缴纳证明，这是为了确认参与项目的人员与投标公司（通常是总公司）存在稳定的劳动关系，确保这些人员能够为投标公司履行项目的职责。
一般原则：
- 在招投标过程中，要求投标人提供的资质和证明文件应与项目直接相关，包括社保缴纳情况等，以确保投标人有足够的能力和资源完成项目。因此，一般情况下，总公司投标时不应提供分公司人员的社保情况来证明人员资质。
二、特殊情况下的可行性
招标文件允许：
- 如果招标文件中明确规定或未明确排除总公司可以使用分公司人员参与投标，并认可分公司人员社保作为人员资格证明，那么总公司可以依据文件要求提供相应的社保资料。
分公司人员受委派：
- 在某些情况下，如果分公司人员受总公司委派参与投标项目，并能提供相关委派证明文件（如总公司的委派通知、工作安排说明等），同时能合理阐述使用分公司人员社保的原因和合理性，并获得了招标方的明确同意，那么也可能被允许使用分公司人员社保。
社保缴纳主体一致性：
- 若招标文件未明确限制分公司社保，且分公司员工实际为总公司项目服务（如签订借调协议），在提供充分的关联性证明（如劳动合同、项目分工文件等）的情况下，也可能被接受。
三、建议与注意事项
仔细研读招标文件：
- 总公司在投标前应仔细研读招标文件的具体要求，特别是关于人员资质和证明文件的部分，确保提供的资料符合招标方的要求。
及时沟通确认：
- 如有疑问或不确定之处，应及时与招标方或招标代理机构沟通确认，避免因社保资料提供问题导致投标失败。
准备充分的证明文件：
- 在特殊情况下考虑使用分公司人员社保时，应确保有充分的法律依据或招标方的明确同意，并准备好所有必要的证明文件，如社保缴纳凭证、委派证明、关联性证明等。
咨询专业意见：
- 为确保投标的合规性和有效性，建议总公司在必要时咨询专业的律师或相关机构以获取准确的解答和指导。
综上所述，投标时采用分公司缴纳社保人员是否合法取决于具体的招标文件和相关法律法规的要求。在一般情况下，总公司应提供本公司人员的社保缴纳证明；但在特定条件下，如招标文件允许或经招标方特别同意，并提供充分的证明文件，使用分公司人员社保可能获得认可。因此，在投标前务必仔细研读招标文件并咨询相关专业意见以确保合规性。