针对员工在上班期间外出这一情况，处理时需要综合考虑公司的规章制度、劳动法的相关规定以及员工的实际行为是否合理。以下是一些详细且深入的处理建议：
一、明确公司规章制度
制定清晰的考勤和外出管理制度：公司应明确规定员工在上班期间外出的流程、审批权限、时间限制以及违规处理措施。例如，可以要求员工外出前需填写外出申请单，明确外出事由、时间、地点，并经过上级或相关部门的审批。
公示并告知员工：确保所有员工都了解并熟悉公司的考勤和外出管理制度，可以通过内部培训、员工手册、公告栏等方式进行公示和告知。
二、判断员工外出行为的合理性
区分正常外出与违规外出：
- 正常外出：如因工作需要外出拜访客户、参加会议、取文件等，且已按照公司规定履行了审批手续。
- 违规外出：如未经批准擅自外出、长时间滞留外出地点、利用外出时间处理私人事务等。
考虑外出时间和频率：
- 如果员工外出时间短暂且频率不高，且能合理解释外出原因，公司可以给予一定的理解和宽容。
- 如果员工频繁外出或长时间滞留外出地点，且无法提供合理解释，公司应视为违规行为进行处理。
三、依据规章制度进行处理
对于正常外出：
- 公司应予以认可，并确保员工在外出期间的工作权益不受影响。
- 可以要求员工在外出归来后提交相关证明或报告，以确认外出工作的完成情况。
对于违规外出：
- 根据公司规章制度，对违规员工进行相应的处罚，如警告、罚款、扣减绩效等。
- 如果违规行为严重，如长时间脱岗、利用外出时间从事与工作无关的活动等，公司可以考虑解除劳动合同。
四、注重证据收集和程序合法
收集证据：
- 在处理员工违规外出行为时，公司应注重收集相关证据，如监控视频、外出申请单、审批记录、员工自述等。
- 证据应真实、合法、有效，能够证明员工的违规行为。
程序合法：
- 公司在处理员工违规行为时，应遵循劳动法的相关规定和公司的规章制度，确保处理程序合法、公正、透明。
- 可以给予员工陈述和申辩的机会，听取其解释和意见，再作出最终处理决定。
五、加强沟通和教育
与员工进行沟通：
- 在处理员工违规外出行为时，公司应与员工进行充分沟通，了解其外出原因和想法。
- 通过沟通，可以增进双方的理解和信任，有助于更好地解决问题。
加强员工教育：
- 公司应定期组织员工进行职业道德和规章制度的教育培训，提高员工的职业素养和守法意识。
- 通过教育，可以引导员工自觉遵守公司规章制度，减少违规行为的发生。
六、案例参考
- 如厕争议案例：如员工因长时间滞留卫生间被公司处罚，法院在判决时会考虑员工离岗的理由、时间以及是否履行了工作职责等因素。这提示公司在处理类似情况时，应综合考虑多种因素，确保处理结果的公正性和合理性。
- 虚假打卡案例：如员工利用系统漏洞虚假打卡被公司解除劳动合同，法院支持了公司的决定。这强调了职场诚信的重要性，公司应完善考勤制度，加强监管，确保员工遵守诚信原则。
综上所述，处理员工在上班期间外出的问题需要综合考虑多方面因素。公司应制定清晰的规章制度，明确处理流程和标准；在处理时注重证据收集和程序合法；加强与员工的沟通和教育；并参考相关案例进行公正、合理的处理。