当员工提取档案时，公司作为档案的管理或保管方，在员工提档的过程中，确实需要留存一些证明材料以确保流程的合规性和档案的完整性。以下是一些公司通常需要留存的证明材料及相关说明：

一、员工提档时公司需留存的基本证明

1. 员工身份证明复印件：

   • 通常为员工身份证的复印件，用于确认提档人的身份。
   • 若员工委托他人代办，则还需留存委托书、员工身份证复印件及代办人身份证原件（或复印件，根据具体规定）。

2. 提档申请或说明：

   • 员工应提交书面提档申请或说明，明确提档的原因、目的及档案的去向。
   • 公司可要求员工在申请上签字确认，以作为留存证据。

3. 单位同意转档函（如适用）：

   • 若员工是将档案转至有管理档案权限的新单位，新单位通常会出具调档函。
   • 在此情况下，公司可留存新单位的调档函作为转档的依据。

4. 离职证明（如员工离职）：

   • 若员工因离职而提档，公司应出具离职证明，明确离职日期、原因等，并留存一份作为记录。

二、证明存续劳动关系的档案材料（辅助证明）

除了上述基本证明外，公司还可根据实际情况留存一些证明存续劳动关系的档案材料，以备不时之需。这些材料包括但不限于：

• 劳动合同：直接证明员工与公司之间的劳动关系。
• 应聘登记表、入职登记表、录用通知书：记录员工入职前的相关信息及公司的录用决定。
• 工作证、出入证、厂牌：证明员工在公司的工作身份及出入权限。
• 工资单、社会保险记录单：反映员工在公司期间的工资收入及社保缴纳情况。
• 打卡记录、考勤记录：记录员工的工作出勤情况。
• 工作记录单、采购合同、销售合同：证明员工在公司的工作内容及职责。
• 公司签字的岗位职责说明书、薪资确认书：明确员工的工作岗位及薪资待遇。

三、注意事项

1. 合规性：公司在留存证明材料时，应确保所有材料的真实性和合规性，避免留存虚假或非法材料。
2. 保密性：对于涉及员工个人隐私的档案材料，公司应严格保密，不得随意泄露或向第三方提供。
3. 归档管理：留存的证明材料应妥善归档管理，以便在需要时能够及时查阅和提供。

综上所述，当员工提档时，公司应留存员工身份证明复印件、提档申请或说明、单位同意转档函（如适用）及离职证明（如员工离职）等基本证明材料。同时，公司还可根据实际情况留存一些证明存续劳动关系的档案材料作为辅助证明。这些措施有助于确保提档流程的合规性和档案的完整性。