结论：公司是否可以在员工不在场的情况下拷贝数据，这并非一个简单的“可以”或“不可以”的问题，而是需要根据具体情况、数据性质以及公司规章制度和法律法规来综合判断。
分析角度一：数据性质与保密性
个人隐私数据：如果拷贝的数据涉及员工的个人隐私，如身份证号、银行卡号、家庭住址等，那么公司在没有员工明确同意的情况下拷贝这些数据，很可能构成对员工隐私权的侵犯。根据《中华人民共和国民法典》中关于隐私权保护的规定，任何组织或者个人不得以刺探、侵扰、泄露、公开等方式侵害他人的隐私权。
商业秘密或工作相关数据：如果拷贝的数据是公司商业秘密或与工作紧密相关的数据，且员工在入职时或工作过程中已经明确知晓并同意公司对这些数据的管理和使用方式，那么公司在合理范围内拷贝这些数据可能是合法的。但即便如此，公司也应确保拷贝行为符合相关法律法规和公司内部规章制度，且不会损害员工的合法权益。
分析角度二：公司规章制度与劳动合同
公司规章制度：公司应制定明确的规章制度，规定数据的拷贝、存储、使用等流程和要求。如果规章制度中明确规定了公司在特定情况下可以拷贝员工数据，且该规章制度已经过民主程序制定并公示给员工，那么公司按照规章制度拷贝数据可能是合法的。
劳动合同：劳动合同是员工与公司之间约定权利义务的重要文件。如果劳动合同中明确约定了公司对员工数据的管理和使用方式，包括拷贝数据的权限和条件，那么公司按照劳动合同约定拷贝数据也是合法的。但同样，劳动合同中的约定也应符合相关法律法规的规定。
分析角度三：法律法规的遵循
数据保护法规：随着数据保护意识的提高，各国都出台了相应的数据保护法规。在中国，《中华人民共和国个人信息保护法》等法律法规对个人信息的收集、使用、存储等进行了严格规定。公司在拷贝员工数据时，必须确保符合这些法律法规的要求，否则可能面临法律责任。
劳动法律法规：劳动法律法规也涉及员工数据的保护问题。例如，《中华人民共和国劳动合同法》中规定了用人单位与劳动者之间的权利义务关系，包括用人单位对劳动者个人信息的保护义务。公司在处理员工数据时，应遵守这些劳动法律法规的规定。
建议与后果：
建议：公司在拷贝员工数据前，应首先明确数据的性质和保密性要求，确保拷贝行为符合公司规章制度和劳动合同的约定，并严格遵守相关法律法规的规定。如果拷贝数据涉及员工个人隐私或商业秘密等敏感信息，公司应事先征得员工的明确同意，并采取必要的安全措施保护数据的安全。
后果：如果公司未经员工同意擅自拷贝其数据，且该数据涉及员工个人隐私或商业秘密等敏感信息，公司可能面临法律责任，包括赔偿员工损失、承担行政处罚等。同时，公司的声誉和信誉也可能受到损害，影响公司的长期发展。
综上所述，公司在拷贝员工数据时应谨慎行事，确保符合相关法律法规和公司内部规章制度的要求。如果您对此有任何疑问或需要进一步的法律帮助，请随时向我咨询。