当公司因员工旷工而需要主动解除劳动合同时，发送通知是一个关键且需谨慎处理的环节。以下是一份详细的指南，帮助您完成这一流程：
一、确认旷工事实与依据
详细记录旷工情况：
- 准确记录员工旷工的日期、时间段（上午、下午或全天）。
- 保存考勤记录，如打卡记录、签到表等，作为旷工的直接证据。
核实旷工原因：
- 在发出解除通知前，给予员工解释的机会，核实其旷工是否存在合理原因，如突发疾病、不可抗力等。
- 要求员工提供相应证明材料，如医院诊断证明、紧急事务处理证明等。
依据公司规章制度：
- 确保公司规章制度中明确规定了旷工的定义、认定标准以及相应的处罚措施。
- 规章制度需经合法程序制定，如通过职工代表大会或全体职工讨论，与工会或职工代表平等协商确定，并进行公示或告知员工。
二、准备解除劳动合同通知
通知内容：
- 基本信息：明确员工姓名、性别、身份证号、工作岗位等个人信息，以及用人单位名称、地址、联系电话等信息。
- 解除原因：清晰指出员工旷工的事实、具体规章制度条款及法律依据。例如：“您于[具体日期]多次无故旷工，累计旷工天数达到[X]天，严重违反了公司《员工考勤管理制度》第[X]条规定，根据《中华人民共和国劳动合同法》第三十九条第（二）项规定，公司决定与您解除劳动合同。”
- 解除日期：准确写明劳动合同的解除日期，通常以通知送达员工之日或指定日期为准。
- 相关权益告知：告知员工工资结算、经济补偿（如符合法定情形）、档案和社会保险关系转移等事宜。
通知格式：
- 通知书应注明公司名称、日期，并加盖公司公章。
- 保持语言正式、清晰，避免使用模糊或歧义的表述。
三、送达解除劳动合同通知
选择合适的送达方式：
- 直接送达：优先采用直接送达方式，要求员工签收。如员工拒绝签收，可采用录像、拍照等方式记录送达过程。
- 邮寄送达：若直接送达困难，可采用邮寄送达方式，使用邮政特快专递（EMS），并注明“解除劳动合同通知”字样。保留邮寄凭证和物流信息记录。
- 公告送达：在上述方式均无法送达时，谨慎使用公告送达方式。在用人单位显著位置张贴公告，并在公开发行的报纸上刊登公告。
保留送达证据：
- 无论采用哪种送达方式，均需保留能证明通知已送达员工的证据，如签收单、邮寄回执、公告照片或报纸版面等。
四、后续处理与注意事项
办理离职手续：
- 在解除劳动合同后，及时为员工办理离职手续，包括工资结算、经济补偿支付（如符合法定情形）、档案和社会保险关系转移等。
遵守法定程序：
- 解除劳动合同前，需事先将理由通知工会（如有工会组织），研究工会意见，并将处理结果书面通知工会。
- 若未建立工会，应通知职代会或地区工会。
法律合规性审查：
- 确保整个解除劳动合同的过程符合法律法规和公司规章制度的要求，避免出现法律纠纷。
保持沟通与记录：
- 在整个过程中，保持与员工的沟通，并记录所有沟通内容和处理结果，以备不时之需。
通过遵循以上步骤和注意事项，您可以确保在因员工旷工而解除劳动合同时，发送的通知既合法又合规，从而维护公司的权益并减少潜在的法律风险。