当员工主动提出离职时，用人单位应当与员工签订的终止合同文件主要是《离职协议书》或《解除劳动合同协议书》。以下从不同角度为您详细分析：
一、文件性质与目的
《离职协议书》：
- 这是双方就员工离职事宜达成一致意见的书面文件。
- 它明确了员工离职的原因、离职日期、工资结算、经济补偿（如有）、保密义务、竞业限制（如有）等关键条款。
- 签订此协议的目的是为了确保双方权益得到保障，避免未来可能出现的纠纷。
《解除劳动合同协议书》：
- 当员工与用人单位之间的劳动合同因员工主动离职而需要解除时，双方可以签订此协议。
- 它同样包含了离职原因、离职日期、工资及福利结算、经济补偿（根据法律规定或双方约定）、工作交接等条款。
- 此协议的签订标志着劳动合同的正式解除，双方劳动关系终止。
二、签订时的注意事项
明确离职原因：
- 在协议中应明确员工离职是出于个人原因还是其他原因，这有助于确定经济补偿的支付与否及金额。
工资及福利结算：
- 协议中应详细列明员工离职前的工资、奖金、津贴、补贴等所有应得收入的结算方式和时间。
- 确保员工在离职时能够拿到应得的报酬，避免后续纠纷。
经济补偿：
- 根据《劳动合同法》的相关规定，如果员工因用人单位的原因（如未提供劳动条件、未及时支付劳动报酬等）而离职，用人单位可能需要支付经济补偿。
- 如果是员工主动离职且不符合支付经济补偿的条件，则协议中应明确无需支付经济补偿。
保密义务与竞业限制：
- 如果员工在离职后需要承担保密义务或遵守竞业限制条款，协议中应明确这些条款的具体内容、期限及违约责任。
工作交接：
- 协议中应规定员工在离职前需要完成的工作交接事项，包括文件、资料、设备、客户信息等的移交。
三、法律后果与风险防范
法律后果：
- 一旦双方签订了《离职协议书》或《解除劳动合同协议书》，即表示双方对离职事宜达成了一致意见，协议内容具有法律约束力。
- 如果任何一方违反协议约定，都需要承担相应的法律责任。
风险防范：
- 用人单位在签订协议前应仔细审查协议内容，确保所有条款都符合法律法规的规定。
- 可以咨询专业律师或法律顾问的意见，以确保协议的合法性和有效性。
- 签订协议后，双方应严格按照协议约定履行各自的义务，避免未来可能出现的纠纷。
总结来说，当员工主动提出离职时，用人单位应当与员工签订《离职协议书》或《解除劳动合同协议书》，以明确双方的权利和义务，确保离职过程的顺利进行。如果您在签订过程中遇到任何问题或需要进一步的法律建议，请随时向我咨询。