当遇到工资多发而员工拒绝退还的情况时，单位确实需要采取一系列有序且合法的措施来维护自身权益。以下是一套详细、条理清晰的处理策略，希望能为您提供帮助：
一、初步沟通与协商
内部正式沟通：
- 首先，由财务部门或人力资源部门以正式书面或邮件的形式，明确告知员工多发工资的事实，并附上详细的工资计算明细和转账记录作为证明。
- 引用《中华人民共和国民法典》中关于不当得利的规定（第一百二十二条和第九百八十五条），说明员工有义务退还多发的工资。
- 设定一个合理的退还期限，并要求员工确认收到通知，以保留沟通证据。
外部沟通（如适用）：
- 如果工资是通过第三方支付平台发放的，且出错原因与第三方有关，及时与第三方沟通并提供证明材料，要求其协助处理。
二、采取法律手段
发送催款函：
- 若内部沟通无果，可考虑委托律师发送催款函，明确指出法律依据及员工可能面临的法律后果，以增加退还的可能性。
申请调解或劳动仲裁：
- 向劳动争议调解组织或劳动争议仲裁委员会申请调解或仲裁，这是解决劳动纠纷的法定途径。在申请时，提供充分的证据支持单位的主张。
申请支付令：
- 若员工对多发工资事实无异议但拒绝退还，单位可根据《中华人民共和国民事诉讼法》的规定，向有管辖权的基层人民法院申请支付令。支付令具有强制执行力，可以加速追款流程。
提起民事诉讼：
- 若调解、仲裁或支付令均无效，或员工对多发工资事实有争议，单位可向人民法院提起民事诉讼，要求员工返还不当得利。在诉讼过程中，务必提供充分、确凿的证据，如工资发放记录、沟通记录、催款函等，以确保胜诉。
考虑刑事追究（极端情况）：
- 在极端情况下，如果员工的行为构成侵占罪（根据《中华人民共和国刑法》第二百七十条），单位可考虑报警并提起刑事诉讼。但这一步骤应谨慎使用，通常作为最后手段。
三、寻求行政帮助
- 单位还可以向劳动保障行政部门举报或投诉，依据《劳动保障监察条例》第九条的规定，请求其介入调查并协助解决问题。劳动保障行政部门有权对违反劳动保障法律、法规或规章的行为进行查处。
四、内部处理与预防措施
内部纪律处分：
- 根据公司规章制度，对拒绝退还多发工资的员工进行纪律处分，如警告、罚款等。在情节严重的情况下，甚至可以考虑解除劳动合同。
加强预防措施：
- 为避免类似情况再次发生，单位应加强财务管理和内部审计，确保工资发放的准确性和合规性。
- 定期对员工进行法律法规培训，提高员工的法律意识，使其了解不当得利的法律责任和后果。
五、注意事项
- 保留证据：在整个处理过程中，务必保留所有相关证据，如工资发放记录、沟通记录、催款函、调解或仲裁申请书等。这些证据将在后续的法律程序中发挥关键作用。
- 遵循法律程序：在处理此类问题时，单位应严格遵循法律规定的程序和要求，避免采取过激行动或非法手段。
- 保持冷静理智：在处理过程中保持冷静和理智，以法律手段为主要武器维护自身权益。避免与员工发生不必要的冲突或争执。
综上所述，面对多发工资员工不退还的情况，单位应综合运用沟通协商、法律手段、行政帮助及内部处理等多种策略来解决问题。在整个过程中，务必注重证据的收集和保存以及法律程序的遵循，以维护自身的合法权益。