结论前置：员工因特殊情况迟到扣工资的通报，需兼顾合法性与合理性，同时确保程序透明、沟通充分。以下从法律合规、通报内容设计、沟通方式三个角度展开说明：

1. 法律合规性核查：扣工资必须符合法定情形

根据《工资支付暂行规定》第十六条及地方性法规（如《江苏省工资支付条例》第十二条），用人单位仅在以下情形可扣减工资：

• 员工过错：如迟到、旷工等违反规章制度的行为；
• 法定扣减：如代扣代缴个人所得税、社保个人部分、法院判决的抚养费等；
• 合同约定：需在劳动合同中明确约定扣减规则，且不得低于当地最低工资标准。

关键点：若员工因“特殊情况”（如突发疾病、交通事故、不可抗力等）导致迟到，且已提前报备或事后补交证明，用人单位不得直接扣减工资，否则可能构成违法克扣。此时应通过调休、补班或免于处罚等方式处理。

2. 通报内容设计：需包含法律要素与人性化表述

通报应明确以下内容，避免争议：

• 事实依据：注明迟到时间、次数及是否违反公司《考勤管理制度》；
• 扣减规则：引用制度条款（如“迟到30分钟以上扣当日工资的20%”），并确保规则已通过民主程序制定且公示；
• 特殊情况说明：若员工主张特殊情况，需在通报中记录其陈述及提供的证明材料（如医院诊断证明、事故认定书等）；
• 救济途径：告知员工对扣减有异议时，可向工会或劳动监察部门投诉，或通过内部申诉程序解决。

示例模板：

“关于XX员工2023年X月X日迟到处理的通报： 经核查，XX员工于X月X日9:15到岗，迟到15分钟，违反《公司考勤管理制度》第X条。但考虑到其已提交医院急诊证明（附件1），证明因突发肠胃炎导致迟到，公司决定免于本次扣减。后续请严格遵守考勤规定，如有特殊情况需提前报备。”

3. 沟通方式：优先通过书面+口头双重确认

• 书面形式：通过邮件、OA系统或纸质文件送达员工，要求签收确认；
• 口头沟通：由直属上级或HR与员工面谈，解释扣减原因及法律依据，听取员工意见；
• 留存证据：保存通报文件、签收记录、员工陈述笔录等，以备劳动争议时举证。

4. 风险防范：避免“一刀切”扣减

• 制度完善：在《考勤管理制度》中明确“特殊情况”的认定标准（如突发疾病、自然灾害、公共交通故障等）及处理流程；
• 个案处理：对员工主张的特殊情况，应要求其提供证明材料并核实，避免主观判断；
• 比例原则：扣减金额应与迟到时长、影响程度成比例，不得超出合理范围（如单次迟到扣减不超过当日工资的20%）。

总结：通报扣工资需以合法制度为依据，兼顾员工特殊情况，通过透明程序和充分沟通降低法律风险。若对具体操作有疑问，可直接向我咨询劳动法相关问题。