当私企怀疑员工拿回扣时，取证是一个关键且敏感的环节。为了确保取证的合法性和有效性，以下是一些详细的步骤和建议：

一、初步调查与面谈

1. 保持冷静与合规：首先，企业要保持冷静，确保整个调查过程合法合规，不侵犯员工的合法权益。
2. 与涉嫌员工面谈：安排与涉嫌拿回扣的员工进行面谈，了解其工作状况、报销情况以及是否存在任何违规行为。观察员工的反应和解释，为后续调查提供初步线索。

二、收集书面证据

1. 检查财务记录：详细检查与该员工相关的财务记录，包括报销单据、发票、合同等，看是否存在不合规或异常交易。
2. 分析交易凭证：对交易凭证进行仔细分析，检查是否存在资金流动异常或频繁的大额交易。

三、收集其他证据

1. 物证收集：如果涉及实际的物品交换，应收集相关物品作为物证。
2. 视听资料与电子数据：利用监控录像、电子邮件、聊天记录等视听资料和电子数据，寻找可能的线索和证据。
3. 证人证言：向其他员工或相关人员了解情况，收集可能的目击证言或线索。确保证人证言的真实性和可靠性。

四、内部审计与数据分析

1. 进行内部审计：针对高风险的采购和报销环节，进行细致的审计调查，发现潜在的违规行为。
2. 数据分析：利用数据分析工具，对员工的报销数据、采购数据等进行详细分析，查找异常金额和频繁报销的行为。

五、法律途径与举报机制

1. 法律途径：如果初步调查发现有确凿证据，企业可以选择报警，由司法机关介入调查。根据相关法律法规，员工可能会面临刑事责任。
2. 举报机制：建立有效的举报机制，鼓励员工积极举报身边的拿回扣行为。确保举报人的隐私和权益不受侵害，并对举报信息进行及时调查和处理。

六、预防措施与企业文化

1. 加强监管：引入先进的监管软件和技术手段，进行全面监管和实时跟踪，及时发现并处理违规行为。
2. 教育培训：加强员工的法律法规和职业道德教育培训，提高员工的法律意识和道德水平。
3. 营造企业文化：营造积极向上的企业文化氛围，提供良好的职业发展机会和薪酬福利体系，降低员工因个人利益而铤而走险的风险。

综上所述，私企在怀疑员工拿回扣时，应通过初步调查、收集书面证据、其他证据、内部审计与数据分析等多种途径进行取证。同时，也要注重法律途径和举报机制的运用，以及预防措施和企业文化的建设，以全面杜绝员工拿回扣的行为。