当催收邮件发给公司负责人时，处理方式需要综合考虑邮件内容、公司实际情况以及法律法规等因素。以下是一个清晰、详细、有深度的解答方案：

一、初步评估邮件内容

1. 阅读并理解邮件：

   • 仔细阅读催收邮件，确保完全理解邮件内容，包括催收金额、催收原因、付款期限等关键信息。
   • 注意邮件中的语气和措辞，判断催收方的态度是否强硬或温和。

2. 核实债务情况：

   • 与公司财务部门或相关负责人核实邮件中提到的债务是否真实存在，以及金额是否准确。
   • 了解该笔债务的产生原因、历史背景及之前的沟通情况。

二、内部沟通与决策

1. 汇报给上级或相关部门：

   • 如果债务确实存在且金额无误，及时将邮件内容汇报给公司负责人或上级管理层。
   • 如果债务存在争议或不明确，也需要向负责人说明情况，并建议进一步核实。

2. 讨论并制定应对策略：

   • 与公司负责人及法律顾问讨论邮件的应对方式，包括是否承认债务、如何协商还款计划等。
   • 根据公司的财务状况和实际情况，制定可行的还款方案或协商策略。

三、回复催收邮件

1. 正式回复：

   • 使用公司正式的邮箱地址回复催收邮件，确保沟通的正式性和可追溯性。
   • 在回复中明确表明公司的立场和态度，对债务进行确认或提出异议。

2. 提供解决方案：

   • 如果承认债务，可以提出具体的还款计划，包括还款金额、还款期限和还款方式等。
   • 如果对债务有争议，可以提出进一步核实的请求，或建议通过法律途径解决争议。

3. 保持礼貌和专业：

   • 在回复中保持礼貌和专业的态度，避免使用过于强硬或情绪化的措辞。
   • 感谢催收方的提醒和关注，并表达公司愿意积极解决问题的意愿。

四、后续跟进与沟通

1. 执行还款计划：

   • 如果双方达成还款协议，严格按照协议执行还款计划，确保按时足额还款。
   • 如果出现还款困难或延迟，及时与催收方沟通并说明情况，寻求解决方案。

2. 持续沟通：

   • 保持与催收方的持续沟通，及时反馈还款进度和遇到的问题。
   • 如果债务问题得到解决或出现新的情况，及时告知催收方并更新沟通记录。

五、注意事项

1. 遵守法律法规：

   • 在处理催收邮件时，务必遵守相关法律法规和商业道德准则。
   • 避免使用非法手段或欺诈行为来应对催收方。

2. 保护公司声誉：

   • 在处理催收邮件时，要注意保护公司的声誉和形象。
   • 避免在公开场合或社交媒体上泄露与催收方的沟通内容或争议情况。

3. 记录与备份：

   • 对所有与催收方的沟通记录进行记录和备份，以便后续跟进和查询。
   • 保留催收邮件的原始文件和回复记录，作为公司处理债务问题的证据和依据。

综上所述，当催收邮件发给公司负责人时，应首先评估邮件内容并核实债务情况；然后与公司内部相关部门沟通并制定应对策略；接着正式回复催收邮件并提供解决方案；最后持续跟进与沟通并确保遵守法律法规和保护公司声誉。