在处理客户退订金不退全部的情况时，撰写说明理由需要基于合同条款、法律规定以及实际情况进行综合考量。以下是一些建议，帮助你构建合理且有力的说明理由：
一、合同条款依据
合同中的退款条款：
- 首先，应详细审查货物买卖合同中关于订金退还的具体条款。如果合同中明确规定了在某些条件下订金可以部分或全部退还，或者规定了不退还订金的具体情形，那么这些条款将是撰写说明理由的重要依据。
- 示例：若合同中约定“若因买方原因导致合同无法履行，订金不予退还；若因卖方原因导致合同无法履行，则订金应全额退还”，则可根据实际情况引用此条款。
合同中的违约责任：
- 如果合同中规定了违约责任，包括违约金的数额或计算方式，以及违约方应承担的其他责任，这些也可以作为说明理由的一部分。特别是当客户（买方）存在违约行为时，可以依据合同中的违约责任条款来阐述为何不应退还全部订金。
二、法律规定依据
《中华人民共和国民法典》中关于合同的规定：
- 根据《民法典》的相关规定，合同是双方意思表示一致的协议，具有法律约束力。如果客户（买方）违反了合同约定，卖方有权要求其承担违约责任，包括不退还部分或全部订金。
- 示例：若客户无正当理由拒绝接收货物，构成违约，卖方可以依据《民法典》中关于合同违约的规定，主张不退还订金或要求客户承担其他违约责任。
订金的性质与处理：
- 订金通常被视为预付款或诚意金，其性质与定金不同。定金具有担保性质，而订金则更多是一种支付方式。在合同未明确约定订金性质的情况下，如果客户违约，卖方可能无法直接依据定金罚则来处理订金，但可以根据合同实际履行情况和损失情况来主张不退还部分或全部订金。
三、实际情况与损失说明
卖方已产生的费用与损失：
- 在说明理由时，应详细列举卖方因客户退订而已经产生或可能产生的费用与损失，如货物采购成本、运输费用、仓储费用、预期利润损失等。这些费用与损失是卖方主张不退还部分或全部订金的重要依据。
- 示例：卖方可以说明，由于客户退订，已采购的货物无法以原价出售，导致存货积压和资金占用，同时还需要承担额外的仓储费用和可能的降价销售损失。
客户的违约行为与过错程度：
- 分析客户的违约行为及其过错程度，也是说明理由的重要方面。如果客户的违约行为是故意的或重大的，且给卖方造成了较大损失，那么卖方主张不退还部分或全部订金的理由将更加充分。
四、撰写说明理由的示例
说明理由示例：
“鉴于双方签订的货物买卖合同中明确约定了订金的退还条件与违约责任，且客户（买方）在合同履行过程中存在无正当理由拒绝接收货物的违约行为，导致卖方已采购的货物无法按原价出售，造成了存货积压、资金占用以及额外的仓储费用等损失。根据合同约定及《中华人民共和国民法典》的相关规定，卖方有权要求客户承担违约责任，并主张不退还部分或全部订金以弥补损失。具体退还金额将根据卖方实际产生的费用与损失情况进行核算。”
在处理此类纠纷时，建议双方首先通过友好协商解决；如果协商不成，可以考虑通过法律途径解决，如向法院提起诉讼或申请仲裁。如果你有任何具体的法律问题或需要进一步的法律帮助，请随时向我咨询，我会根据你的具体情况提供详细的法律建议。