员工应立即主动向老板说明情况，承认错误并退还多拿的备用金，这是最合法且最稳妥的处理方式。以下从法律和实务角度展开分析：

一、法律定性：多拿备用金可能构成“不当得利”

根据《民法典》第122条，因他人没有法律根据，取得不当利益，受损失的人有权请求其返还不当利益。员工多拿的400元属于“没有合法依据”的财产利益，老板作为受损方有权要求返还。若员工拒不归还，老板可通过民事诉讼追偿，法院将支持返还请求。

二、实务风险：拖延或否认可能引发多重后果

1. 民事责任：老板可要求员工返还全部多拿金额，并可能主张利息或维权费用（如律师费、诉讼费）。
2. 劳动纪律处分：若公司规章制度明确禁止侵占财物，员工可能面临警告、扣薪甚至解除劳动合同的处罚。
3. 刑事风险（极端情况）：若员工通过欺骗手段（如伪造单据）获取备用金，且数额较大（通常3000元以上），可能涉嫌《刑法》第266条的诈骗罪。虽400元未达刑事立案标准，但长期侵占或多次实施可能累积风险。

三、应对建议：主动沟通是关键

1. 立即承认错误：向老板说明“因疏忽未核对金额，多拿了400元”，避免使用“借款”“奖励”等可能引发误解的表述。
2. 全额退还：通过现金、转账等方式当场归还，并保留凭证（如收条、转账记录）。
3. 书面说明（可选）：若公司要求，可提交简短书面说明，载明“因工作疏忽多领备用金400元，现已退还”，签字确认。

四、特殊情形处理

• 若老板未察觉：仍建议主动退还。备用金通常需定期核销，财务对账时可能发现差异，拖延可能加重处罚。
• 若已使用且无力立即退还：与老板协商分期返还，并签订书面协议，避免被认定为“拒不归还”。

总结：诚实面对是避免法律风险的最佳策略。若对处理方式有疑问，可进一步向我咨询具体操作细节。