在行政诉讼案件中，机关单位作为被告时，其负责人并非在所有情况下都必须亲自出庭，但在特定情形下应当出庭应诉，不能仅委托律师出庭。以下是对这一问题的详细分析：
一、法律规定与出庭要求
法律依据：
- 根据《中华人民共和国行政诉讼法》第三条第三款的规定：“被诉行政机关负责人应当出庭应诉。不能出庭的，应当委托行政机关相应的工作人员出庭。”这一规定明确了行政机关负责人在行政诉讼中的出庭义务，但同时也允许在不能出庭的情况下委托相应工作人员出庭。
出庭应诉的主体：
- “行政机关负责人”包括行政机关的正职、副职负责人以及其他参与分管的负责人。这些人员均负有出庭应诉的义务，但在无法亲自出庭时，可以委托熟悉案情的工作人员代表出庭。
二、应当出庭应诉的情形
尽管法律并未规定行政机关负责人在所有行政诉讼案件中都必须出庭，但在以下特定情形下，行政机关负责人应当出庭应诉：
涉及重大公共利益或社会高度关注的案件：
- 如食品药品安全、生态环境和资源保护、公共卫生安全等领域的案件，以及可能引发群体性事件的案件。这些案件往往关系到广大人民群众的切身利益，行政机关负责人出庭应诉有助于更好地阐述政府的立场和决策依据，增强公众对政府行为的信任和理解。
人民法院书面建议出庭的案件：
- 在某些特定情形下，如被诉行政行为涉及公民、法人或其他组织重大人身、财产权益，或属于行政公益诉讼等，人民法院也可以书面建议行政机关负责人出庭应诉。行政机关负责人应当重视人民法院的建议，并尽可能亲自出庭应诉。
三、不能出庭的处理与责任
正当理由不能出庭：
- 若行政机关负责人因不可抗力、意外事件、需要履行他人不能代替的公务等无法出庭的正当事由，可以不出庭，但需提交相关证明材料，并加盖行政机关印章或由该机关主要负责人签字认可。同时，可以申请延期开庭审理，以确保案件的公正审理。
无正当理由未出庭的后果：
- 若行政机关负责人未出庭应诉且无正当理由，人民法院可以向监察机关、被诉行政机关的上一级行政机关提出司法建议，并在裁判文书中载明相关情况。此外，行政机关负责人无正当理由拒不到庭，或者未经法庭许可中途退庭的，人民法院可以缺席判决，这可能增加行政机关败诉的风险，并损害政府形象。
四、实际执行与建议
在实际操作中，由于各种原因（如工作繁忙、身体原因等），行政机关负责人可能无法亲自出庭。在这种情况下，行政机关可以委托相应的工作人员出庭应诉，但应确保出庭人员具备相应的法律知识和业务能力，能够充分代表行政机关进行诉讼活动。同时，行政机关应高度重视出庭应诉工作，尽可能安排负责人亲自出庭，以彰显法律的权威和公正，维护政府形象。
总结来说，行政诉讼案件中机关单位作为被告时，其负责人并非在所有情况下都必须亲自出庭，但在涉及重大公共利益、社会高度关注或人民法院书面建议出庭等特定情形下应当出庭应诉。若因正当理由无法出庭，应提交相关证明材料并委托相应工作人员出庭；若无正当理由未出庭，则可能面临法律上的不利后果。如有任何疑问或需要进一步的法律帮助，请随时向我咨询。