当公安机关在办理行政案件过程中，发现同一违法行为涉嫌犯罪，需要将收集的证据转为刑事案件使用时，这一过程需要遵循严格的法律规定和程序要求。以下是对此问题的详细解答：

一、行政案件转为刑事案件的基本处理原则

1. 若行政案件尚未结案：

   • 可以直接转为刑事案件办理，无需进行撤销行政案件的手续。
   • 在此过程中，公安机关应确保所有收集的证据都符合刑事诉讼的要求，并准备将其作为刑事案件的证据使用。

2. 若行政案件已经作出处罚决定：

   • 需要先行撤销行政处罚，再转为刑事案件办理。
   • 这是因为行政处罚和刑事处罚在性质、目的和程序上存在差异，不能简单地将行政处罚的结果直接应用于刑事案件。

二、行政机关证据转化为刑事证据的条件与程序

1. 可转化的证据类型：

   • 主要包括物证、书证、视听资料、电子数据等客观性较强的证据。
   • 这些证据因其客观存在，不易受主观因素影响，因此在行政诉讼和刑事诉讼中具有较高的证明价值。

2. 不可直接转化的证据：

   • 证人证言、当事人陈述等言词证据，由于主观性较强，且刑事诉讼对其收集程序、要求存在差异，通常不能直接转化使用。
   • 这类证据需要在刑事诉讼程序中重新收集，并遵循刑事诉讼的证据规则。

3. 转化条件：

   • 来源合法：行政机关收集证据的程序必须符合行政法律法规的规定，通过非法手段获取的证据不能转化为刑事证据使用。
   • 关联性：证据必须与刑事案件的待证事实存在客观联系，能够对证明犯罪嫌疑人有罪、无罪、罪轻、罪重等方面起到一定作用。
   • 刑事证据审查：即便行政机关收集的证据符合上述条件，在刑事诉讼中也需要经过司法机关的审查判断。司法人员会根据刑事诉讼证据规则，对证据的真实性、合法性和关联性进行全面审查。

4. 转化程序：

   • 行政机关可以将相关证据材料移送司法机关进行审查。
   • 司法机关在收到材料后，会进行独立的审查和判断，以确定其是否可以作为刑事诉讼的证据使用。
   • 实践中，行政机关与司法机关之间会建立相应的协作机制，如联合办案、信息共享等，以确保证据的顺利转化和使用。

三、注意事项与建议

1. 确保证据合法性：

   • 行政机关在收集证据时应严格遵守法律法规，避免使用非法手段获取证据。
   • 非法证据不仅不能转化为刑事证据使用，还可能导致整个案件的合法性受到质疑。

2. 加强证据保管与移交：

   • 建立健全证据保管制度，确保证据的完整性和安全性。
   • 在移交证据时，应按照规定的程序和方式进行，并做好相关记录和手续，以便后续审查和追溯。

3. 完善协作机制：

   • 加强行政机关与司法机关之间的协作与配合，建立有效的沟通渠道和信息共享机制。
   • 通过定期召开联席会议、开展业务培训等方式，提高双方对证据收集和转化的认识和能力，确保案件处理的顺利进行。

综上所述，当公安机关在办理行政案件过程中发现同一违法行为涉嫌犯罪时，需要将收集的证据转为刑事案件使用时，应遵循严格的法律规定和程序要求，并加强行政机关与司法机关之间的协作与配合，以确保证据的合法、有效和准确。