私人员工虚开发票报销属于违法行为，用人单位应依法处理，情节严重者需移送司法机关追究刑事责任。具体处理方式需结合虚开发票的金额、情节及公司制度综合判断，以下从法律责任、公司处理流程、风险防范三个角度展开分析：

一、法律责任层面：虚开发票报销可能涉及多重违法

1. 行政责任
   根据《发票管理办法》第35条，虚开发票（包括为他人、为自己、介绍他人虚开）的，由税务机关没收违法所得，并处1万元以上50万元以下罚款；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
   若员工虚开发票金额较小，税务机关可能仅作出行政处罚，但公司仍需按内部制度处理。

2. 刑事责任
   若虚开发票金额达到《刑法》第205条之一规定的标准（如虚开税款数额1万元以上，或致使国家税款被骗取5000元以上），可能构成虚开发票罪，处2年以下有期徒刑、拘役或管制，并处罚金；情节特别严重的，处2年以上7年以下有期徒刑，并处罚金。
   若员工同时存在贪污、职务侵占等行为，还可能触犯其他罪名，需数罪并罚。

3. 民事责任
   员工虚开发票导致公司损失（如补缴税款、滞纳金、罚款等），公司有权依据《民法典》第1165条要求员工赔偿损失。若员工离职，公司仍可追偿。

二、公司处理流程：需兼顾合规与程序正义

1. 内部调查与证据固定

   • 收集报销凭证、发票、审批记录、银行流水等证据；
     
   • 询问涉事员工及相关证人，制作书面笔录；
     
   • 必要时委托第三方审计机构核查资金流向。
     注意：调查过程需符合公司制度，避免侵犯员工隐私权。

2. 依据制度处理

   • 若公司《员工手册》或《财务制度》明确禁止虚开发票报销，且员工签字确认，可依据制度解除劳动合同（无需支付经济补偿）；
     
   • 若制度未明确，但员工行为严重违反诚信原则或造成重大损失，公司仍可依据《劳动合同法》第39条以“严重违纪”为由解除合同。
     示例：某公司员工虚开发票报销10万元，公司依据制度解除合同，法院认定合法。

3. 移送司法机关

   • 若虚开发票金额较大或涉嫌犯罪，公司应向公安机关报案，并配合调查；
     
   • 报案时需提交证据材料（如发票复印件、报销记录、员工陈述等）。
     注意：公司不得以内部处理替代刑事报案，否则可能承担包庇罪风险。

三、风险防范建议：从源头减少违法风险

1. 完善制度

   • 在《员工手册》中明确虚开发票报销的后果（如解除合同、追偿损失）；
     
   • 制定《发票报销细则》，要求员工提供发票真实性的承诺书。

2. 加强审核

   • 财务部门需核验发票真实性（如通过税务机关网站查验）；
     
   • 对大额报销要求提供合同、物流单据等辅助证明。

3. 定期培训

   • 组织员工学习税法及公司制度，强调虚开发票的法律后果；
     
   • 案例警示：展示虚开发票被处罚的典型案例（如某员工因虚开发票被判刑并赔偿公司损失）。

行动建议：若公司发现员工虚开发票，应立即停止报销流程，启动内部调查，并根据金额和情节决定是否移送司法机关。如有疑问，可进一步提供具体细节（如虚开金额、员工职位等），我将协助分析法律风险及处理方案。