公司拖欠款项时，发函的核心目的是通过正式书面形式催告对方履行付款义务，同时保留证据以备后续法律程序使用。以下是发函的具体建议及模板参考：

一、发函前的准备

1. 确认基础事实

   • 核对合同、订单、发票、送货单等证据，明确欠款金额、付款期限及对方违约事实。
     
   • 若双方曾沟通付款问题，保留聊天记录、邮件等往来证据。

2. 选择发函主体

   • 公司名义发函：适用于正式商业往来，需加盖公章，由法定代表人或授权代表签字。
     
   • 律师函：委托律师出具，更具法律威慑力，但需支付律师费（适合金额较大或对方拒不回应的情况）。

二、函件内容要点（以公司自行发函为例）

1. 标题
直接表明目的，如《关于催告XX公司支付货款的函》《逾期付款催告函》。

2. 正文结构

• 首段：简述双方合作关系（如合同签订时间、合作内容），引出欠款事实。
  示例：“我司与贵司于2023年X月X日签订《XX合同》，约定贵司应于2023年X月X日前支付货款人民币XX元，但截至本函出具日，贵司仍未履行付款义务。”
  
• 中段：
  
  • 明确欠款金额及计算依据（如违约金、利息等）；
    
  • 引用合同条款或法律规定（如《民法典》第577条“当事人一方不履行合同义务，应承担继续履行、赔偿损失等违约责任”）；
    
  • 设定合理付款期限（如“请于收到本函后5个工作日内支付”）。
    
• 尾段：
  
  • 声明若未按时付款，将采取法律措施（如诉讼、申请财产保全等）；
    
  • 保留追究其他损失的权利（如律师费、诉讼费等）。

3. 落款

• 加盖公司公章，注明发函日期及联系人信息（姓名、电话、地址）。

三、函件模板参考

**关于催告XX公司支付货款的函**  

XX公司：  

我司与贵司于2023年X月X日签订《XX合同》（合同编号：XXX），约定贵司应于2023年X月X日前支付货款人民币XX元。截至本函出具日，贵司仍欠付货款XX元，已构成违约。  

根据《民法典》第577条及合同第X条约定，贵司应立即支付欠款，并承担逾期付款违约金（按日万分之五计算，暂计至2023年X月X日为XX元）。现催告贵司于收到本函后5个工作日内支付全部款项（合计XX元），否则我司将依法向法院起诉，并申请财产保全，由此产生的诉讼费、律师费等由贵司承担。  

联系人：XXX  电话：XXX  地址：XXX  

XX公司（盖章）  
2023年X月X日  

四、注意事项

1. 发送方式

   • 优先通过EMS邮寄（留存邮寄凭证），同时发送电子版至对方邮箱（备注“与原件一致”）。
     
   • 若对方拒收，可公证邮寄过程或直接留存送达证据（如短信、邮件回执）。

2. 后续跟进

   • 若对方在期限内未回应，可再次发函或直接委托律师介入。
     
   • 若对方部分付款，需在函件中明确剩余款项的支付要求。

3. 法律程序衔接

   • 发函后若对方仍不履行，可凭函件及证据向法院起诉或申请仲裁（根据合同约定）。
     

如有具体案件细节需要进一步分析，可直接向我咨询，我会结合实际情况提供更精准的建议。