员工已经报销的费用在一般情况下是不需要退回的，且要求退回可能并不合法，但具体还需根据实际情况来判断。以下是从不同角度对此问题的详细分析：
一、一般情况下的报销费用处理
在正常的劳动用工关系中，员工因工作需要产生的费用，如差旅费、业务招待费等，按照公司的报销制度和流程进行报销后，这些费用就视为公司已经承担并支付给了员工（或实际支付给了第三方服务提供商）。在这种情况下，员工已经报销的费用通常不需要退回，因为这是员工因工作而产生的合理支出，且已经得到了公司的认可和支付。
二、需要退回报销费用的特殊情况
尽管一般情况下不需要退回报销费用，但也存在一些特殊情况，可能需要员工退回部分或全部报销费用。这些情况主要包括：
报销凭证不真实或不合规：
- 如果员工提供的报销凭证（如发票、收据等）不真实、不合规或存在伪造、变造等情况，公司有权要求员工退回已经报销的费用，并可能根据公司的规章制度对员工进行相应的处罚。
报销费用超出公司规定标准：
- 如果员工报销的费用超出了公司规定的标准或范围，公司也有权要求员工退回超出部分的费用。例如，公司规定差旅费中的住宿费标准为每晚500元，但员工报销了每晚800元的住宿费，那么公司可以要求员工退回超出的300元。
员工离职或解除劳动关系：
- 在员工离职或解除劳动关系时，如果公司发现员工之前报销的费用存在上述不真实、不合规或超出标准等情况，公司也有权要求员工退回相应的费用。此外，如果员工在离职前已经预支了部分费用但尚未报销，且这些费用在离职后不再需要或无法报销，公司也可能要求员工退回预支的费用。
公司财务制度或政策变更：
- 如果公司因为财务制度或政策的变更，需要调整之前的报销费用，且这种调整是合理且合法的，那么公司也有权要求员工退回部分或全部已经报销的费用。但这种情况相对较少见，且通常需要提前与员工进行沟通和协商。
三、法律建议
对于公司而言：
- 公司应建立完善的报销制度和流程，明确报销的标准、范围和要求，确保员工能够按照规定进行报销。
- 公司应加强对报销凭证的审核和管理，确保报销凭证的真实性和合规性。
- 如果公司发现员工报销的费用存在问题，应及时与员工进行沟通并要求退回相应的费用。如果员工拒绝退回或存在争议，公司可以考虑通过法律途径解决。
对于员工而言：
- 员工应遵守公司的报销制度和流程，按照规定提供真实、合规的报销凭证。
- 如果员工对公司的报销要求或处理结果存在异议，应及时与公司进行沟通并寻求解决方案。如果无法达成一致意见，员工可以考虑通过劳动争议调解、仲裁或诉讼等法律途径维护自己的合法权益。
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