在处理退赃退赔但未能取得谅解书的情况时，我们首先要明确的是，谅解书虽然对案件判决有一定影响，特别是在量刑方面，但它并非决定案件最终结果的唯一因素。法院在判决时会综合考虑案件的性质、情节、社会危害程度以及被告人的认罪态度等多个方面。
针对您的情况，以下是一些具体的建议和策略：
一、从被告人及其律师的角度
深入了解案件与法律规定：
- 被告人和律师应精确把握案件的性质和具体法律规定，为后续的辩护工作打下坚实基础。
- 认识到谅解书虽重要，但并非唯一决定因素，法院会综合考虑多方面情况来做出判决。
积极悔罪与表现：
- 被告人在庭审时应真诚表达悔意，深刻认识自己行为的社会危害性。
- 主动退赃退赔，这是展现悔罪态度的重要方式，也是法院在量刑时会考虑的因素之一。
充分辩护与证据准备：
- 律师应从案件事实、证据、法律适用等多方面进行深入分析，寻找有利情节。
- 准备充分的证据材料，包括证人证言、物证等，以支持辩护观点，增强辩护的说服力。
争取非监禁刑与和解：
- 如果符合条件，可以向法庭提出缓刑等非监禁刑的请求，这有助于减轻被告人的刑罚。
- 尝试与被害人或其家属进行沟通，探讨赔偿、道歉等和解方式。即使未能取得书面谅解，积极的和解态度也可能被法庭关注，并在量刑时予以考虑。
尊重法律程序与接受结果：
- 严格遵守法律程序，避免任何干扰司法公正的行为。
- 如果判决结果不利，应尊重并考虑是否上诉或其他合法救济途径，以维护被告人的合法权益。
二、从家属的角度
积极沟通与弥补：
- 家属可以代替被告人与被害人及其家属进行真诚沟通，表达歉意和弥补意愿。
- 承担部分医疗费用、赔偿损失等实际行动，展现诚意和悔罪态度。
配合司法机关工作：
- 家属应积极配合司法机关的各项工作，如提供线索、协助调查等，以促进案件的顺利处理。
综上所述，即使未能取得谅解书，通过被告人及其律师的积极辩护、悔罪表现、证据准备以及家属的积极配合与沟通，仍然有可能争取到较为公正合理的判决结果。重要的是要全面了解案件情况，准确把握法律规定，并采取切实可行的策略来应对。