针对您提出的“劳务分包中每天新进工人、退场工人不签退场单时如何发函”的问题，我理解您的核心需求是在工人退场未签署退场单的情况下，如何通过正式函件来规范管理、明确责任并保障自身权益。以下是具体建议：

结论前置

1. 明确发函目的：首要目的是记录工人退场事实，明确双方责任，避免后续纠纷；次要目的是督促工人或相关方补签退场单，完善手续。
2. 选择发函对象：根据实际情况，发函对象可以是退场工人本人、劳务分包队伍负责人或总承包单位相关负责人。

具体发函步骤与内容建议

1. 准备发函材料

• 收集证据：包括工人进场的记录（如进场单、考勤记录等）、工作期间的考勤记录、工作表现评价等，以证明工人确实在项目上工作过。
• 拟定函件草稿：明确函件的主题、发函单位、收函单位/个人、函件内容、发函日期等基本信息。

2. 函件内容要点

• 开头部分：简要介绍发函单位及发函目的，如“我司作为XX项目的劳务分包单位，就贵方（或您）未签署退场单一事，特发此函”。
• 事实陈述：详细陈述工人进场及退场的时间、工作内容、未签署退场单的情况等，确保事实清楚、证据确凿。
• 责任明确：指出未签署退场单可能带来的法律风险或管理问题，如“未签署退场单可能导致双方在工资结算、工伤处理等方面产生纠纷，影响项目顺利进行”。
• 要求与建议：
  • 要求退场工人或相关方在规定时间内补签退场单。
  • 建议双方就未签署退场单期间的工作情况、工资结算等事项进行协商，并达成书面协议。
  • 提醒对方如未在规定时间内响应，我司将保留通过法律途径解决纠纷的权利。
• 结尾部分：表达希望对方积极配合、共同解决问题的意愿，并留下联系方式以便进一步沟通。

3. 发函方式与后续跟进

• 发函方式：可以选择邮寄（保留邮寄凭证）、电子邮件（要求对方确认收悉）或当面送达（要求对方签收）等方式发函。
• 后续跟进：发函后，及时与收函方沟通，了解其响应情况。如对方未在规定时间内响应，可以考虑再次发函或采取其他法律措施。

注意事项

• 保持函件正式性：函件应使用正式公文格式，语言应准确、清晰、无歧义。
• 尊重对方权益：在函件中应尊重对方的合法权益，避免使用过激或威胁性语言。
• 保留证据：发函前后应保留好相关证据，如邮寄凭证、电子邮件截图、当面送达的签收记录等，以备不时之需。

希望以上建议能对您有所帮助。如有其他法律问题或需要进一步的法律支持，请随时向我咨询。