总公司签订的租赁合同，分公司是可以用来交租金和物管费的。以下从法律角度和实际操作角度进行详细分析：
一、法律角度分析
分公司法律地位：
- 根据《中华人民共和国公司法》第十四条，分公司不具有法人资格，其民事责任由总公司承担。这意味着分公司虽然可以以自己的名义进行业务活动，包括签订合同、收取款项等，但其法律行为后果最终归属于总公司。
合同履行主体：
- 在租赁合同中，虽然合同是由总公司签订的，但分公司作为总公司的分支机构，可以代表总公司履行合同义务，包括支付租金和物管费。这种履行方式在法律上是有效的，因为分公司的行为被视为总公司的行为。
代理与委托：
- 如果总公司明确授权分公司代为支付租金和物管费，那么分公司的支付行为就构成了对总公司的代理。这种代理行为在法律上是受到保护的，只要代理行为在授权范围内进行，且符合法律法规的强制性规定。
二、实际操作角度分析
合同条款约定：
- 在签订租赁合同时，总公司可以与出租方约定，由分公司代为支付租金和物管费。这样的约定有助于明确支付责任，避免后续纠纷。
支付流程与凭证：
- 分公司在支付租金和物管费时，应确保支付流程的合规性，并保留好支付凭证。这些凭证可以作为证明分公司已履行支付义务的证据，有助于在发生纠纷时维护总公司的权益。
沟通与协调：
- 总公司应与出租方保持沟通，确保出租方了解并认可分公司代为支付租金和物管费的方式。同时，总公司也应监督分公司的支付行为，确保其按时、足额支付相关费用。
三、注意事项
授权明确性：
- 总公司应明确授权分公司代为支付租金和物管费，并确保授权范围清晰、具体。避免因授权不明而导致分公司支付行为无效或产生纠纷。
合规性审查：
- 分公司在支付租金和物管费时，应确保支付行为符合相关法律法规的强制性规定。例如，不得擅自改变支付方式、支付金额或支付对象等。
纠纷处理机制：
- 总公司应与出租方约定纠纷处理机制，明确在发生纠纷时双方应如何协商、调解或诉讼等。这有助于在纠纷发生时迅速、有效地解决问题。
建议：在实际操作中，总公司可以与出租方在租赁合同中明确约定由分公司代为支付租金和物管费的相关条款，以确保双方权益得到保障。同时，总公司也应加强对分公司的监督和管理，确保其支付行为合规、有效。如果有任何疑问或需要进一步的法律建议，可以直接向我咨询。