结论：员工外出是否需要告知人事部门，主要取决于公司的具体规章制度以及劳动合同中的相关约定。
一、公司规章制度的角度
规章制度的内容：
- 许多公司会制定详细的规章制度，其中可能包括员工外出时的告知义务。这些规定旨在确保公司运营的顺畅，以及员工在工作时间内能够得到有效的管理和监督。
- 如果公司的规章制度中明确规定了员工外出需要告知人事部门或相关负责人，那么员工应当遵守这一规定。
规章制度的效力：
- 规章制度是公司内部的管理规范，对员工具有约束力。员工在入职时通常会签署确认书，表示已知晓并同意遵守公司的规章制度。
- 如果员工违反规章制度，公司有权根据规定进行相应的处理，包括但不限于警告、罚款、甚至解除劳动合同。
二、劳动合同的角度
劳动合同的约定：
- 劳动合同是员工与公司之间确立劳动关系、明确双方权利和义务的协议。在劳动合同中，双方可以就员工的工作内容、工作地点、工作时间以及外出时的告知义务等进行约定。
- 如果劳动合同中明确规定了员工外出需要告知公司或人事部门，那么员工应当履行这一义务。
劳动合同的履行：
- 员工应当按照劳动合同的约定履行自己的义务。如果员工未按照约定告知外出情况，可能构成违约行为，公司有权根据劳动合同的约定进行处理。
三、实际操作中的建议
了解公司规定：
- 员工在入职时应当仔细阅读公司的规章制度和劳动合同，了解其中关于外出告知义务的规定。
- 如果对规定有疑问或不明确的地方，可以向人事部门或相关负责人进行咨询和确认。
遵守规定并履行义务：
- 如果公司规定或劳动合同中明确要求员工外出时需要告知人事部门或相关负责人，员工应当严格遵守这一规定，并履行相应的告知义务。
- 这不仅有助于维护公司的正常运营秩序，也有助于保护员工自身的合法权益。
保留相关证据：
- 在实际工作中，员工可以保留与外出告知相关的证据，如告知记录、邮件往来等，以备不时之需。
- 如果发生争议或纠纷，这些证据可以作为证明员工已经履行告知义务的重要依据。
总结与建议：员工外出是否需要告知人事部门，主要取决于公司的规章制度和劳动合同中的相关约定。作为员工，应当了解并遵守这些规定，履行自己的告知义务。如果有任何疑问或不明确的地方，可以直接向我咨询，我会根据具体情况提供专业的法律建议。