合同丢失让对方重开告知函怎么写-陶志宏律师|法行宝
2025-09-04 合同纠纷

合同丢失后,要求对方重开合同的告知函可以这样撰写:

告知函基本框架与内容

标题:明确告知函的主题,例如“关于请求重新出具合同的告知函”。

称呼:顶格写明接收方的全称或尊称,如“XX公司”或“尊敬的XX先生/女士”。

正文:

  1. 简要说明情况:

    • “我方与贵方于XX年XX月XX日签订了《XX合同》(合同编号:XXX),现因不慎将该合同原件遗失。”
  2. 明确请求事项:

    • “鉴于合同原件的丢失可能对我方后续的合同履行、权利主张等造成不便,特此请求贵方能够重新出具一份与原合同内容完全一致的合同文本。”
  3. 提供必要信息:

    • “为便于贵方操作,我方已准备好原合同的复印件及相关签订时的证明材料(如有),并愿意配合贵方完成重新出具合同的任何必要手续。”
  4. 表达合作意愿与感谢:

    • “我方深知此举可能给贵方带来一定的不便,但恳请贵方能够理解并支持我方的请求。同时,我方对贵方一直以来的支持与合作表示衷心的感谢,并期待未来能够继续保持良好的合作关系。”

结尾:

  • “此致 敬礼!”或“顺祝商祺!”等礼貌用语。
  • 落款:写明发函方的全称、日期,并加盖公章(如为正式文件)。

撰写时的注意事项

  1. 保持礼貌与尊重:

    • 在撰写告知函时,应始终保持礼貌和尊重的态度,避免使用过于强硬或指责性的语言。
  2. 明确请求与理由:

    • 清晰地阐述请求对方重新出具合同的原因和必要性,以便对方能够理解并配合。
  3. 提供必要支持:

    • 如可能,提供原合同的复印件或其他相关证明材料,以减轻对方重新出具合同的难度和风险。
  4. 法律合规性:

    • 确保告知函的内容符合相关法律法规的规定,不侵犯对方的合法权益,也不违反双方之前的约定。

示例告知函

关于请求重新出具合同的告知函

XX公司:

我方与贵方于XX年XX月XX日签订了《XX合同》(合同编号:XXX),现因不慎将该合同原件遗失。鉴于合同原件的丢失可能对我方后续的合同履行、权利主张等造成不便,特此请求贵方能够重新出具一份与原合同内容完全一致的合同文本。

为便于贵方操作,我方已准备好原合同的复印件及相关签订时的证明材料(如有),并愿意配合贵方完成重新出具合同的任何必要手续。

我方深知此举可能给贵方带来一定的不便,但恳请贵方能够理解并支持我方的请求。同时,我方对贵方一直以来的支持与合作表示衷心的感谢,并期待未来能够继续保持良好的合作关系。

此致 敬礼!

XX公司(发函方全称)
XX年XX月XX日
(加盖公章)

在撰写和发送告知函后,建议与对方保持沟通,确保对方已收到并理解告知函的内容,并尽快处理重新出具合同的事宜。如有任何法律问题或需要进一步的法律帮助,可以直接向我咨询。